Jatkossa puitejärjestelyihin liitytään ennakkoon

Hankintojen pelisäännöt muuttuvat, ja niin myös Hanselin käytännöt. Vastauksena tiukentuvaan oikeuskäytäntöön tulee asiakkaidemme liittyä tuleviin puitejärjestelyihin jo niiden kilpailutusvaiheessa. Liittyminen kesken sopimuskauden ei valitettavasti jatkossa ole mahdollista. 

Kyseessä on huomattava muutos, joka koskee sekä puitejärjestelyjä että asiakkaidemme omia kilpailutuksia. On tärkeää, että asiakkaamme huomioivat muutoksen pian, sillä tämän vuoden aikana kilpailutukseen tulevien puitejärjestelyjen liittymisaika on lyhyt. Jatkossa liittymisajat pidentyvät jopa vuoden pituisiksi. 

Muutos ei koske Hanselin dynaamisia hankintajärjestelmiä eli DPS:iä tai olemassa olevia puitejärjestelyjämme. Niitä voit hyödyntää kuten ennenkin. 

Hankintojen arvon ilmoittaminen

Vuoden 2019 alusta alkaen olemme pyytäneet asiakkailtamme myös puitejärjestelykohtaisia arvioita heidän tulevien hankintojensa arvosta ja/tai määristä. Tämä käytäntö jatkuu sekä puitejärjestelyissä että DPS:issä. Lue lisää hankintojen arvon selvittämisestä. 

Muutos aikaistaa päätöksentekoa ja parantaa suunnitelmallisuutta

Liittyminen puitejärjestelyihin tehdään tuttuun tapaan verkkopalvelussamme osoitteessa hansel.fi. Unohduksia ei voi paikkailla, eli liittymistä ei voi tehdä enää hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Tuemme asiakkaitamme mahdollisin hyvin, jotta siirtyminen uuteen liittymiskäytäntöön olisi sujuva. Tulevat kilpailutuksemme löydät verkkopalvelustamme, ja tulemme viestimään puitejärjestelyjen liittymisistä mahdollisimman ajoissa, jotta ne eivät jää asiakkailtamme huomaamatta. 

Liittyminen yhteishankintaan hyvissä ajoin ennen varsinaista hankintaa tukee hankintojen suunnittelua. Kiire ja virheet vähenevät, sillä pohja tuleville hankinnoille on valettu hyvissä ajoin liittymisten kautta. Myös budjetointi helpottuu, ja mahdollisesti tarvittavat omat kilpailutukset ovat tiedossa ajoissa. 

Hankintojen määrän ja/tai arvon tarkempi ilmoittaminen on suureksi avuksi kilpailutuksiin osallistuville tarjoajille. Yksityiskohtaisemmat tiedot tulevista volyymeistä johtavat parempiin tarjouksiin ja laadukkaampaan kaupankäyntiin, koska tarjoajilla on tiedossaan paras mahdollinen arvio tulevien vuosien hankinnoista. 

Yhteishankinnat jatkossakin kannattavin ja riskittömin tapa tehdä hankintoja

Vaikka päätös hyödyntää tiettyä puitejärjestelyä tulee jatkossa tehdä aiempaa varhaisemmin, on yhteishankintaan osallistuminen edelleen paras tapa tehdä hankintoja. Dynaamisia hankintajärjestelmiä eli DPS:iä voi edelleen alkaa käyttää myös kesken sopimuskauden. Yhteishankinnalla pääsette hyötymään suuren hankintavolyymin tuomista säästöistä, ja voitte hyödyntää oman kilpailutuksen tekemisestä säästyneet resurssit omaan ydintoimintaanne. Hansel hoitaa jatkossakin toimittajien soveltuvuuden tarkistamisen ja sopimushallinnan koko sopimuskauden ajan. Myös rikosrekisteriotteiden tarkistaminen ja vastuullisuusnäkökulmien huomiointi kuuluvat yhteishankintojen vahvuuksiin.

Kerromme puitejärjestelyn tarjoamista palveluista ja tavaroista mahdollisimman tarkasti liittymisvaiheessa, jotta asiakkaillamme on kattava käsitys siitä, mihin he ovat liittymässä. Määrittelemme hankinnan kohteet huolellisesti, jotta kilpailutuksen voittajaksi valikoituu paras mahdollinen toimittaja. 

Muutos pähkinänkuoressa: 

• Uusiin puitejärjestelyihin pitää liittyä jo ennen hankintailmoituksen julkaisua. Nukahtelu ei kannata!
• Liittyminen tapahtuu tuttuun tapaan verkkopalvelussamme. 
• Uusi liittymiskäytäntö ei koske dynaamisia hankintajärjestelmiä tai olemassa olevia puitejärjestelyjämme. Niitä voit hyödyntää kuten ennenkin.
• Tiukentuvat oikeuskäytännöt koskevat myös omia kilpailutuksiasi. Kyseessä on kuitenkin positiivinen haaste: Parempi suunnittelu johtaa parempiin hankintoihin.

Oikeuskäytännön muutoksesta voit lukea lisää verkkopalvelussamme, jonne kokoamme tiedot myös uudesta liittymiskäytännöstä.