Vuoropuhelu on tie tehokkaampiin hankintoihin

Era Contentin toimitusjohtaja Eero Anhava

Kolmenkymmenen asiantuntijan sisältö-, viestintä- ja markkinointitoimisto Era Content on ensimmäistä kertaa mukana Hanselin yhteishankinnassa. Aiemmat hyvät kokemukset julkishallinnon asiakkaista rohkaisivat yritystä lähtemään sopimustoimittajaksi viestintä- ja markkinointipalveluiden yhteishankintaan.

Kilpailutusten myötä toimisto on saanut monipuolisia töitä, niin pitkäaikaisia asiakkuuksia kuin lyhyempiä projektejakin.

”Hanselin kautta olemme saaneet uutta liiketoimintaa ja päässeet kehittämään palveluprosessejamme julkiselle puolelle sopivaksi. Olemme olleet kokonaisuuteen tyytyväisiä”, toimitusjohtaja Eero Anhava kertoo.

Tarjouspyyntöjä laidasta laitaan

Era Contentissa kilpailutuksiin osallistumisesta päätetään tapauskohtaisesti.

”Tutustumme tarjouspyyntöihin ja pohdimme, onko tarjouspyyntö meille sopiva. Osa tarjouspyynnöistä on hyvin selkeitä ja ymmärrettäviä; toisissa puolestaan on erittäin paljon vaatimuksia esimerkiksi asiantuntijoiden referenssien osalta.”

Anhavan mukaan työkokemustietoja pyydetään kilpailutuksissa aina hieman eri tavoin.

”Olisi tehokkaampaa, jos asiantuntijoille olisi vaikkapa cv-pankki, jonne tiedot syötetään vain kerran”, Anhava vinkkaa Hanselin suuntaan.

Anhava korostaa, että tarjouspelisilmä kehittyy, kun kokemusta karttuu. Jos tarjouspyynnön kriteerit eivät ole sopivia, kilpailutukseen tekemiseen ei kannata käyttää kallista aikaa.

”Mitä enemmän tarjouksia teemme, sitä paremmin niitä ymmärrämme ja tiedämme milloin kannattaa jättää osallistumatta”, Anhava sanoo.

Markkinavuoropuhelu parantaa kilpailutusten laatua

Anhava liputtaa tarjouspyynnön tekijöiden ja yritysten välisen vuoropuhelun puolesta. Hankintalain sallimissa puitteissa käyty keskustelu saattaisi myös vähentää keskeytettävien kilpailutusten määrää.

Hankinnan valmisteluvaiheen markkinavuoropuhelua Anhava pitää tärkeänä. 

”Osallistumme niihin mielellämme. Niissä usein totean, että toimistot kiinnittävät huomiota samoihin asioihin ja monesta asiasta on yhteinen näkemys. Esimerkiksi digipalveluiden saavutettavuudesta voisi keskustella enemmänkin, jotta hankinnoissa päästäisiin tehokkaampiin tuloksiin.”

Anhava kertoo toimialaltaan tyypillisen esimerkin: verkossa julkaistava esite pyydetään tutussa pdf-tiedostomuodossa, vaikka se on saavutettavuuden kannalta hankala. Suoraan verkkosivustolle toteutettu HTML-ratkaisu olisi kaikin puolin toimivampi, ja myös aikaa ja rahaa säästyisi.

Tarjoajayritysten näkemykset ovat arvokkaita, sillä ne antavat ajantasaista tietoa suoraan toimialan ytimestä. Markkinavuoropuhelu on keskeinen osa hankintaa myös Hanselin näkökulmasta.

”Tarjoajia kuuntelemalla hankintayksiköt saavat laadittua toimivan markkinoiden tilannetta vastaavan tarjouspyynnön. Kannustamme toimittajia osallistumaan, sillä vuoropuhelu on ainoa mahdollisuus ottaa kantaa tarjouspyynnön määrittelyihin”, Hanselin kategoriapäällikkö Anni Airaksinen painottaa.

Uusia näkökulmia ja avointa yhteistyötä

Työskentely julkishallinnon parissa on tuonut Era Contentille arvokasta oppia yhteistyöstä.

”Itse asiassa se on ollut hyvin antoisaa. Julkishallinnon asiakkaat ovat meille todella tärkeitä. Työntekijämme kokevat asiakkuudet arvokkaiksi, sillä projekteissa he pääsevät tutustumaan uusiin maailmoihin ja oppimaan uutta. On hienoa kehittää suomalaista yhteiskuntaa ja julkista hallintoa tuomalla sinne uusinta oppia markkinointiviestinnästä.”

Anhava korostaa, että yhteistyö julkisen hallinnon asiakkaiden kanssa perustuu avoimeen keskustelukulttuuriin. Säännölliset kehittämiskokoukset varmistavat, että kaikki sujuu kuten pitääkin. Saatu palaute vahvistaa, että myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä.

”Kannustan viestintä- ja markkinointialan yrityksiä lähtemään mukaan. Yhteishankinta on toteutettu dynaamisena hankintajärjestelmänä, ja siihen pääsevät mukaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat.”

”Sopimustoimittajia Viestintä- ja markkinointipalvelut 2020–2026 -yhteishankinnassamme on jo yli 90. Olemme todella iloisia, että dynaamiseen hankintajärjestelmään on tullut paljon uusia toimittajia – ja joukkoon mahtuu edelleen”, Airaksinen vahvistaa. 

Anhavaa harmittaa, että monilla on väärä käsitys julkisista hankinnoista. Hänen mielestään ne eivät ole hankalia.

”Pitää vain oppia ymmärtämään, miten kilpailutukset toimivat ja tehdä yhteistyötä rakentavasti. Rakentavan vuoropuhelun merkitystä ei voi koskaan korostaa liikaa.”

Era Content on täyden palvelun strateginen sisältö-, viestintä- ja markkinointitoimisto, joka on palvellut yli 100 yritystö, julkista organisaatiota ja mediaa. Lue lisää Era Contentin toiminnasta.