Yhteishankinnat Handi-palvelussa
Handi-palvelu on valtionhallinnon tilaamisen ja laskujen käsittelyn järjestelmä, joka on otettu käyttöön vuosien 2018-2020 aikana. Kaikki hankinnat pyritään tilaamaan Handi-palvelulla, tai vaihtoehtoisesti hankintojen ostolaskut pyritään kohdistamaan oikeaan sopimukseen laskuautomaation saavuttamiseksi.
Tilaaminen
Kaikki Hanselin puitejärjestelytoimittajat ovat sitoutuneet vastaanottamaan vähintään vapaatekstitilauksia Handi-palvelun kautta.
Puitesopimustoimittajalta voidaan vaatia tuotekatalogi, mikäli puitesopimuksen Handi-palvelun kuvausliitteessä on vaadittu, että toimittaja sitoutuu tuottamaan veloituksetta tuotekatalogin joko Hansel-tasoisena tai asiakaskohtaisena. (Hansel-tasoinen tarkoittaa, että sama tuotekatalogi on kaikkien asiakkaiden käytössä eikä puitejärjestelyssä ole asiakaskohtaisia tuotevalikoimia.) Tuotekatalogien suhteen on hyvä pohtia, mitä tuotteita voidaan tilata tuotekatalogilta, jotta tuotekatalogi varmasti palvelee kirjanpitoyksikön tarpeita.
Punchout-integraatioita ei voida vaatia toimittajilta pakollisena, sillä niistä voi aiheutua toimittajille suuria kustannuksia, eivätkä kaikkien toimittajien verkkokaupat ole integroitavissa Handi-palveluun. Toistaiseksi toimittajat ovat kuitenkin olleet halukkaita punchout-integraatioiden toteutukseen ja niitä on rakennettu sellaisissa yhteishankinnoissa, joissa tuotevalikoima on tilattavissa verkkokaupasta.
Hansel on tehnyt tilaustapa- ja laskuautomaatiosuositukset kaikista yhteishankinnoista. Suositukset ohjaavat asiakkaita siinä, millä keinoin kyseistä tuotetta/palvelua voi tilata Handi-palvelussa, tai mikä sopimuskohdistus on nähty mahdolliseksi. Huomioithan, että kyse on suosituksista. Organisaatiosi omat ohjeistukset, talousarviolaki sekä muut valtion ohjeistukset ja määräykset ohjaavat tarkemmin, miten asiakas tilaa tai käsittelee laskuja Handi-palvelussa.
Tarkoituksena on, että Hansel vie ja ylläpitää puitesopimuksista sopimuskortteja Handi-palvelussa. Sopimuskortilla voidaan tehdä sopimukseen perustuva vapaatekstitilaus, jos kyseistä tuotetta/palvelua voidaan tilata (eikä niistä ole olemassa integraatiota tai tuotekatalogia, jolla kaikki tuotteet/palvelut voidaan tilata).
Laskujen kohdistaminen sopimukselle
Toimittajilta on vaadittu puitesopimuksen ja Handi-palvelun kuvauksen ehdoissa, että toimittaja laskuttaa asiakasta asiakkaan ilmoittamalla sopimustunnisteella ja käyttäen verkkolaskua. Tämä mahdollistaa vähintäänkin sopimuskohdistuksen käytön, mikäli tilaaminen Handi-palvelun kautta ei ole mahdollista tai järkevää.
Puitejärjestelyt
- Hanselin puitesopimusten sopimusehdoissa huomioidaan Handi-palvelu vaatimalla toimittajilta tilausten vastaanottaminen Handi-palvelun kautta ja lisäämään laskulle asiakkaan ilmoittama laskutusviite.
- Kilpailutuksissa pyritään aina huomioimaan Handi-palvelun käyttö parhaalla mahdollisella tavalla ja viestimään vaatimuksista toimittajille jo kilpailutusvaiheessa.
- Hansel on tehnyt tilaustapa- ja laskuautomaatiosuositukset, joissa annetaan suosituksia ja keinoja eri yhteishankintojen tilaustavoista ja laskuautomaation keinoista Handi-palvelussa. Taulukko löytyy Tiimerin Handi-työtilasta.
- Puitesopimuksia tullaan viemään Handi-palveluun sopimuskorteiksi, joiden kautta voidaan tilata sopimukseen perustuvia tuotteita tai palveluita vapaatekstitilauksina.
DPS eli dynaaminen hankintajärjestelmä ja Handi-palvelu
- Handi-palvelun vaatimukset tulee määritellä kirjanpitoyksikön omassa toimittajavalinnassa.
- DPS:ssä ei ole Handi-palveluun liittyviä vaatimuksia Hanselin ja toimittajan välisessä sopimuksessa.
- Handi-palvelun määritelmiin on valmis liitepohja, jonka voi pyytää Hanselilta tai ladata Tiimerin Handi-työtilasta.
Tukea Handi-palvelun käyttöön:
- Ensisijaisesti saat tukea oman virastosi hankintavastaavilta tai ostotiimistä, joka joka tuntee parhaiten virastosi hankintaohjeet ja Handi-palveluun liittyvät asiat.
- Palkeet tukee virastoja Handi-palvelun käytössä.
- Hansel tukee virastoja yhteishankintojen osalta. Hanselista tukea saat kehitysasiantuntija Marko Piipolta (marko.piippo(at)hansel.fi), joka toimii Hanselissa Handi-palvelun asiantuntijana.