Älä päädy otsikoihin osa 2: valvo hankintoja!

Julkisella sektorilla tehdään sisällöltään, vaikeusasteeltaan ja arvoltaan hyvinkin vaihtelevia hankintoja ja niiden parissa toimiessa voi sattua ja tapahtua kaikenlaista. Kun julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö on paikoin vaikeatulkintaista ja erityistä asiantuntemusta edellyttävää, voi virheitä ja laiminlyöntejä esiintyä paitsi tahallisen toiminnan seurauksena, myös aivan tahattomasti osaamattomuudesta tai tietämättömyydestä johtuen. Julkisia hankintoja tekevissä organisaatioissa on siksi erittäin tärkeää huolehtia hankintatoimen asianmukaisesta organisoinnista ja ohjeistamisesta sekä sen riittävästä valvonnasta.

Valvonta voi pitää sisällään esimerkiksi työvaiheiden ja asiakirjojen laadunvarmistusta sekä tarpeenmukaisia tarkastuksia ja muita kontrolleja. Valvontaan liittyvät menettelyt on tärkeää integroida osaksi organisaation normaalia toimintaa, jotta ne eivät tunnu asiantuntijoiden näkökulmasta kyttäämiseltä tai epäluottamuksen osoitukselta. Valvonnan tavoitteiden tuleekin olla ensi sijassa positiivisia – valvontatoimenpiteillä voidaan esimerkiksi pyrkiä varmistamaan toiminnan vaatimusten mukaisuutta, ylläpitämään työn hyvää tasoa sekä kehittämään asiantuntijaorganisaatiota yhä paremmaksi. Näiden päämäärien tavoittelun ohessa valvontatoimenpiteillä on mahdollista saada kiinni mahdolliset vaatimusten vastaiset tahalliset ja tahattomat menettelyt.

Uusi laki edellyttää anonyymiä ilmoituskanavaa

Hanselissa perustettiin pari vuotta sitten compliance-toiminto, jonka tavoitteena on osaltaan varmistaa eettistä ja vaatimustenmukaista toimintaa sekä ehkäistä epäeettiseen toimintaan ja väärinkäytöksiin liittyviä riskejä. Toiminnon ytimenä on ohjelma, joka kokoaa yhteen kaikki organisaatiossamme noudatettavat politiikat, toimintatavat ja eettiset periaatteet, sekä tiimi, joka vastaa compliance-toiminnon käytännön järjestämisestä ja raportoinnista johdolle. Toiminnon perustaminen loi aidon tukiverkon arjen työhön sekä aiempaa selkeämmät menettelytavat mahdollisten väärinkäytöstilanteiden käsittelyyn.

Toiminnon perustaminen loi aidon tukiverkon kaikille liiketoiminta-alueillemme arjen työhön.

Osana compliance-toimintoa Hanselissa otettiin käyttöön sisäinen ilmoituskanava. Sen kautta hanselilaiset voivat tehdä anonyymejä ilmoituksia organisaatiomme toiminnassa havaitsemistaan väärinkäytöksistä, jotka liittyvät lainvastaiseen toimintaan. Ilmoituskanava on toteutukseltaan pitkälti sellainen, jota laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta tulee Hanselin tyyppisiltä organisaatioilta jatkossa edellyttämään. Laki tulee voimaan joulukuussa 2021.

Meillä Hanselissa halutaan ensisijaisesti edistää ja tukea avointa yrityskulttuuria, jossa henkilöstö voi nostaa esiin avoimesti mahdolliset havaitsemansa epäkohdat. Joskus väärinkäytöksen havainneen henkilön näkökulmasta tilanne voi kuitenkin olla niin hankala tai kiusallinen, että suora puheeksi ottaminen ei tunnu mahdolliselta vaihtoehdolta. Tällaisia tilanteita silmällä pitäen anonyymi ilmoituskanava on hyvä täydennys työkalupakkiin, jolla eettistä ja vaatimustenmukaista toimintaa pyritään organisaatiossa turvaamaan.

Anonyymi ilmoittamismahdollisuus antaa etulyöntiaseman

Haluan rohkaista muitakin organisaatioita ottamaan positiivisesti vastaan uuden lain mukanaan tuomat velvoitteet sisäisen ilmoituskanavan käyttöönotosta. On organisaation edun mukaista, että toiminnassa mahdollisesti esiintyvät väärinkäytökset tai muutoin epäeettiset toimintatavat paljastuvat, ja että organisaatio voi itse etulinjassa selvittää ja korjata havaitut epäasialliset menettelyt ja/tai saattaa ne oma-aloitteisesti viranomaisen tutkittaviksi.

Koen, että anonyymille ilmoittamismahdollisuudelle on julkisten hankintojen toimintaympäristössä ilmeinen tarve, ja sen mahdollisuuden käyttämiseen pitää myös kannustaa. On kuitenkin varmasti jokaiselle organisaatiolle mieluisampaa ottaa itse ikävä väärinkäytöstilanne hallintaan kuin lukea siitä myöhemmin lehdestä!   

Tutustu lain valmisteluun

Lue myös Kirsi Kunnas-Leinosen blogi julkisten hankintojen lainmukaisuudesta:
Älä päädy otsikoihin osa 1: ota julkiset hankinnat haltuun!