Älä päädy otsikoihin osa 1: ota julkiset hankinnat haltuun!

Hankinnan kilpailutuksessa puutteita.

Heikko riskienhallinta johti laittomiin ostoihin.

Järjestelmän hankinta oli lainvastainen.

Edellä kuvatut nettijulkaisujen otsikot ovat valitettavan yleisiä. Tuollaiseen uutiseen törmääminen jaksaa kuitenkin kerta toisensa jälkeen ihmetyttää, koska uskoisin, että jokainen julkisella sektorilla tavaroiden ja palveluiden hankintoja tekevä kyllä tietää, että hankinnat pitää kilpailuttaa.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettu laki, tutummin hankintalaki, on pitkä ja paikoin vaikeatulkintainen – kuitenkin hankintojen kilpailuttamisvelvollisuus käy siitä varsin selkeästi ja yksiselitteisesti ilmi. Samoin kuin se, että suorahankinnan tekeminen on poikkeus pääsäännöstä, ja että silloin kun suorahankinnan tekee, on sille pystyttävä esittämään laissa määritelty peruste. Lisäksi laissa on toki vielä suuri joukko erilaisia ”nippeleitä”, jotka tulee hallita lainmukaisen hankinnan läpiviemiseksi.

Hankintalain tulee olla jokaisen julkisella sektorilla tavaroita ja palveluita hankkivan organisaation hallinnassa ja johdon tulee kantaa vastuu siitä, että lakia myös noudatetaan. Sattuman varaan tuota hommaa ei kannata jättää – organisaatioiden on joko satsattava omaan hankintaosaamiseen tai ostettava tarvittavat palvelut ulkopuolisilta hankintojen asiantuntijoilta. Osaamista ja palveluita on hyvin saatavilla ja esimerkiksi me Hanselissa olemme mielellämme julkisille hankkijoille avuksi. Hanselilla on tarjolla asiakkaiden käyttöön laaja valikoima yhteishankintoja sekä asiantuntijaosaamista monenkirjaviin hankintatarpeisiin.  

Laki ja ohjeet toiminnan luotettavuuden takeena

Me Hanselissa luotamme ohjeistuksen voimaan. Hankintalaki ja -direktiivi sekä muu velvoittava lainsäädäntö ja viranomaisten määräykset näyttelevät toiminnassamme luonnollisesti pääroolia. Niiden rinnalla käytännön työskentelyä ohjaavat projektityöohjeet ja erilaisiin substanssikysymyksiin pureutuvat ohjeet ja käsikirjat, joista löytyvät toimintamallit esimerkiksi vieraanvaraisuuteen liittyvien kysymysten ja esteellisyystilanteiden hallintaan.

Tavoitteena on, että jokainen toteuttamamme kilpailutus noudattaa alusta loppuun määrämuotoista prosessia. Tämä takaa sen, että kaikki kilpailutuksen läpiviemisessä tarpeelliset ja hankintalaissa edellytetyt toimenpiteet tulevat varmasti tehdyiksi. Prosessikuvauksen perusteella kilpailutuksen toteuttamisesta vastaava projektiryhmä on myös hyvin perillä siitä, kuka ryhmän jäsenistä mistäkin tehtävästä vastaa (kilpailutusprosesseissamme on yleensä mukana substanssiosaaja eli kategoriapäällikkö, kilpailuttamisen taitava konsultti sekä hankintalain kiemurat hallitseva lakimies). Samalla ohjeistuksella pyritään varmistamaan, että kilpailutusprosessi on vapaa kaikenlaisista epäasiallisista vaikuttimista.

Tavoitteena on, että jokainen toteuttamamme kilpailutus noudattaa alusta loppuun määrämuotoista prosessia.

Käytännön ohjeistuksen ohella oikea ja lainmukainen toiminta lepää organisaatioon juurrutetun kulttuurin ja arvomaailman päällä. Meillä Hanselissa toiminnan lähtökohtana on se, että liiketoimintamme on lainmukaista, avointa ja läpinäkyvää. Päämäärämme valtakunnallisesti toimivana yhteishankintayksikkönä on olla vaikuttava ja vastuullinen edelläkävijä julkisissa hankinnoissa.

Tavoitteiden saavuttamiseksi meiltä kaikilta hanselilaisilta edellytetään organisaatiossamme linjattujen periaatteiden noudattamista ja moitteetonta toimintaa. Tukenamme ovat eettiset ohjeet, jotka jokaisen hanselilaisen tulee omaksua päivittäistä tekemistään ohjaaviksi. Kun tähän päälle lisätään vielä se, että asiantuntijoillamme on johdon tuella hyvä motivaatio ja vahva tahto tehdä asioita oikein, voi toimintaamme käsi sydämellä kuvata eettisesti korkeatasoiseksi.

Vaikka julkiset hankinnat tuntuisivatkin hankalilta, päätä ei voi laittaa pensaaseen, kun kyse on lakisääteisestä toiminnasta ja yhteisten julkisten varojen käytöstä. Virheellisen toiminnan seurauksena tarjolla on paitsi taloudellisia menetyksiä myös noloja tilanteita ja mainehaittaa, sanktioita sekä pahimmassa tapauksessa henkilökohtainen vastuu. Kannattaa siis tosissaan panostaa hankintaosaamiseen tai ottaa kumppaniksi julkisten hankintojen asiantuntija!

Lue myös Kirsi Kunnas-Leinosen blogi vaatimustenmukaisuuden valvonnasta:
Älä päädy otsikoihin osa 2: valvo hankintoja!