Siivouspalveluiden kilpailutukselle asetetut tavoitteet saavutettiin – myös osaaminen kehittyi

Tuomioistuinviraston Jari Forsblomilla oli syksyllä 2023 edessään mittava kilpailutus: siivouspalveluita virastotaloihin ympäri Suomea, pinta-alaa yli 60 000 m2. Hanselin palveluiden vakituisena käyttäjänä Forsblom päätti nytkin kääntyä Hanselin puoleen. Minikilpailutustuen lisäksi Hansel tarjosi Tuomioistuinvirastolle mahdollisuutta osallistua vaikuttavuuden arvioinnin pilottihankkeeseen. 

Tuomioistuinviraston erityisasiantuntija Jari Forsblom

Tuomioistuinviraston siivouspalveluiden kilpailutus kattoi sananmukaisesti koko Suomen, eli kymmenen tuomioistuinta, näiden 13 istuntopaikkaa sekä kaksi virastoa Sodankylästä Helsinkiin ja Kuopiosta Vaasaan. Samanaikaisesti Tuomioistuinvirastossa koostettiin vastuullisuusraporttia, jossa myös hankintojen kestävällä kehityksellä ja hiilijalanjäljellä on iso merkitys. Kun Hanselin hankintojen tuki -tiimin yksikönpäällikkö Petra Huhtala ehdotti, että virasto lähtisi mukaan vaikuttavuuden mittaamisen pilottihankkeeseen, oli Forsblomin helppo suostua. Vaikuttavuus sopi erinomaisesti vastuullisuusajatteluun.

Siivouspalveluissa vastuullisuudella on iso merkitys 

Minikilpailutus tehtiin Hanselin Siivouspalveluiden DPS:n sisällä. Siivouspalveluiden DPS:ssä sopimustoimittajalta edellytetään palvelun tuottamisessa vastuullisuutta niin ympäristö-, taloudellisen kuin sosiaalisenkin vastuun osalta. Ympäristövastuullisuuden näkökulmasta siivouspalveluissa korostuvat muun muassa veden, kemikaalien ja energian käytön vähentäminen, kestävän liikkumisen ja logistiikan edistäminen sekä siivottavien toimitilojen elinkaaren pidentäminen muun muassa oikeilla siivousmenetelmillä. 

Kaikki edellä mainitut vastuullisuusnäkökulmat olivat tärkeitä tavoitteita myös Tuomioistuinvirastolle, samoin kuin kustannussäästöt, oman osaamisen kehittäminen ja laatu. Sekä hankinnan tavoitteita että palvelukuvausta pohdittiin yhdessä alueellisissa työpajoissa. Hankinta jaettiin kuuteen maantieteelliseen osa-alueeseen, jotta myös paikalliset erityispiirteet pystyttiin ottamaan paremmin huomioon. 

Tuomioistuinviraston tavoitteet istuivat erinomaisesti Hanselin vaikuttavuusanalyysiin, jossa vastuullisuutta mitataan viidestä eri näkökulmasta: vastuullisuus, innovatiivisuus, kustannussäästöt, tuotteen tai palvelun laatu sekä osaamisen kasvattaminen. Vaikuttavuutta mitataan kahdesti: projektin käynnistysvaiheessa, jolloin tavoitteet asetetaan ja sen päätyttyä, jolloin päästään arvioimaan saavutetut hyödyt. 

Mittarit todentavat onnistumisen 

Tuomioistuinviraston tapauksessa tärkeimmiksi tavoitteiksi asetettiin osaamisen kehittäminen ja kustannussäästöt. Sopimuskauden alkupuolella näyttää siltä, että asetettuihin tavoitteisiin myös päästiin. 

”Olen erityisen tyytyväinen sopimusehtoihin. Vaikka hinta ei kaikilta osin laskenutkaan, saimme aiempaa kattavammat sopimusehdot. Sopimukseen kirjatut sanktiot laadussa tai palvelussa ilmenevistä puutteista antavat meille konkreettisia työkaluja puuttua, jos työn jäljessä on huomautettavaa”, Forsblom kiittää. 

Myös Hanselissa ollaan tyytyväisiä niin Tuomioistuinviraston tuloksiin kuin pilottiinkin.  Vaikuttavuuden arviointia kehitetään jatkuvasti, jotta sen avulla voidaan entistä paremmin edistää asiakkaiden hankintojen vaikuttavuutta. Vaikuttavuuden arviointi on seuraavaksi käytössä Ateriapalveluiden yhteishankinnassa.

”Pilotin kokemusten perusteella olemme pyrkineet entistä paremmin tuomaan esille niitä tekijöitä, jotka lisäävät asiakkaan hankinnan vaikuttavuutta. Siivouspalveluissa tällainen konkreettinen asia voisi olla esimerkiksi robotiikan käyttöönotto. Kun robotiikka yhdistetään ammattilaisten tekemään työhön, voidaan parantaa niin siivouksen tehokkuutta kuin siivoojien työhyvinvointiakin. Kaikille muillekin hankinnoille on varmasti löydettävissä vastaavat, vaikuttavuutta eniten edistävät tekijät. Kun onnistumme löytämään oikeat tekijät, saamme jatkuvasti enemmän vastinetta julkisten varojen käytölle”, Huhtala sanoo. 
 

Tuomioistuinviraston perustehtävä on huolehtia tuomioistuinlaitoksen keskushallintotehtävistä. Tuomioistuinvirasto huolehtii siitä, että tuomioistuimet kykenevät käyttämään tuomiovaltaa laadukkaasti ja että tuomioistuinten hallinto on tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty. Lue lisää Tuomioistuinviraston verkkosivulta.