Suunnitelmallisella hankintatoimella voi vaikuttaa moneen

Hekan hankinta-asiantuntija Tarja Ahlfors ja lakiasiainjohtaja Sanna Auressalmi iloitsevat, että hankintatoimen johtaminen ja kehittäminen nähdään Hekassa tärkeänä. 

Hankintoja on Helsingin kaupungin asunnot Oy:ssä (Heka) tehty aina. Yhtiörakenteen muutos siivitti kuitenkin miettimään hankintoja kokonaisuutena ja vähän uudesta näkökulmasta. Kun Hekan omistamat isännöinti- ja huoltopalveluita tuottaneet alueyhtiöt sulautuivat Hekaan vuodenvaihteessa 2019–2020 ja Hekasta tuli yksi yhtiö, käynnistyi Hekassa hankintatoimen kehittämisprosessi. 

”Organisaation johdossa syntyi ymmärrys, että hankintatoimi on yksi liiketoiminnan keskeisistä funktioista ja hankintoja on johdettava systemaattisesti”, lakiasiainjohtaja Sanna Auressalmi kertoo. 

Hankinta-asiantuntija Tarja Ahlfors ehdotti organisaation johdolle osallistumista julkisten hankintojen strategisen johtamisen kehittämisohjelmaan eli Keino-akatemiaan. Lupa heltisi, ja Heka hyväksyttiin mukaan. 

”Keino avasi silmämme sille, miten paljon työtä meillä olisi edessämme. Akatemiassa aloimme työstää hankintapolitiikkaa ja loimme pohjan kategoriajohtamisen mallille”, Ahlfors muistelee.

Keino-akatemiassa samaan lounaspöytään istahti Hanselin kehittämisyksikön vetäjä Kalle Pinni, jonka kanssa kehittämisajatukset osuivat heti yksiin. Heka päätti tilata Hanselilta nykytila- ja spend-analyysin. Heka sai Hanselista nykytilan analysoinnin tueksi tiimin, johon kuuluvat kehityspäälliköt Anne Sores ja Tuula Risikko. Hansel esitti analyysin pohjalta Hekalle erilaisia kehittämissuosituksia ja etenemispolun hankintatoimen kehittämiseksi. 

”Rattaat lähtivät toden teolla pyörimään loppukesällä 2020, ja marraskuussa ensimmäinen hankintapolitiikka sai hallituksemme hyväksynnän. Hankintapolitiikkaan kirjattiin neljä päätavoitetta, jotka pohjaavat Hekan strategiaan ja Helsingin kaupungin tavoitteisiin. Hankinnoista tuli myös alkuvuodesta 2021 yksi tulospalkitsemisen kriteereistä”, Auressalmi kertoo. 

Viime syksyn jälkeen kehitysvauhti on ollut huimaa. Syksyllä hyväksyttiin hankintaorganisaatio, jonka perustana oli merkittävimpien hankintakategorioiden tunnistaminen ja kategoriatiimien perustaminen. Samaan aikaan aloitti hankintojen ohjausryhmä. Aiemman 10-sivuisen hankintaohjeen tilalle on tuotettu 70-sivuinen, käytännönläheinen hankintaopas, joka toimii päivittäisenä käsikirjana heille, jotka tekevät työssään hankintoja. Hankinnoista tehdään myös paljon sisäistä viestintää, niin intrassa kuin erilaisten koulutusten muodossa. Tänä keväänä Hekan työntekijöiden hankintaosaamista tuki muun muassa koulutus pienhankinnoista. 

”Vuoden aikana organisaation sisäinen tietoisuus hankinnoista on lisääntynyt huomattavasti, kun on ollut paljon viestintää ja koulutusta. On ymmärretty, että Heka on iso hankintayksikkö ja hankintojen volyymit ovat suuria. Hankintojen vastuullisuus on myös noussut keskiöön”, Ahlfors ja Auressalmi iloitsevat. 

Hankintojen kehittäminen on jatkuva matka 

Heka sai Hanselista kehittämispolkunsa tueksi saman tiimin, jolla nykytilan analysointityö oli tehty. Tämän vuoden pääteemaksi Heka nosti hankintaosaamisen kehittämisen. Jotta voidaan miettiä osaamisen seuraavia kehitysaskeleita, pitää ensin tietää nykytila. Parhaillaan Hekassa onkin käynnissä hankintaosaamisen kartoitus. Tulosten avulla voidaan miettiä jatkoa monenkin vuoden päähän. Kannattaako esimerkiksi jotain osaamista keskittää, mikä puolestaan on sellaista tietotaitoa, jota kaikkien kiinteistöpäälliköiden on hyvä tietää? 

Mikä sitten on ollut tämän edelleen jatkuvan kehittämismatkan tärkein oppi? 

”Hankinta saatettiin aiemmin nähdä pelkkänä kilpailutuksena ja keskityttiin kilpailutusvaiheen lakipykälien hallintaan. Nyt hankintaprosessi nähdään kokonaisuutena ja on huomattu myös, miten moneen asiaan suunnitelmallisella hankintatoimella pystyy vaikuttamaan”, Auressalmi summaa. 

Kehitystyöllä on ollut iso vaikutus ihmisiin myös varsinaisen hankintaorganisaation ulkopuolella. 

”Ihmiset ovat oppineet ymmärtämään, että kaikkea ei tarvitse osata itse, vaan vastuita ja osaamista voidaan jakaa. Hankinnoista ovat kiinnostuneet myös sellaiset ihmiset, jotka eivät aiemmin ole olleet niin paljon hankintojen kanssa tekemisissä”, Ahlfors kertoo. 
Hanselilaiset antavat paljon kiitosta Hekan aktiiviselle ja kehittämishaluiselle tiimille. 

”Kaikki tieto ja ideat on otettu avoimesti ja ilolla vastaan. Kehittämistyötä on lähdetty tekemään suunnitelmallisesti ja se nähdään jatkuvana matkana eikä kertaluontoisena projektina”, Hanselin Sores ja Risikko kiittelevät asiakastaan. 

Helsingin kaupungin asunnot (Heka) on Suomen suurin vuokranantaja. Hekan asunnoissa asuu yli 92 000 helsinkiläistä eli noin joka seitsemäs helsinkiläinen. Asuntoja Hekalla on noin 50 000. Lue lisää Hekan toiminnasta.