Helsingin seurakuntayhtymä: Resurssit hyötykäyttöön yhteishankinnoilla

Helsingin seurakuntayhtymän hankintatoimessa edistetään vahvasti koko organisaation strategisia tavoitteita: taloudellisuutta, hiilineutraaliutta ja sosiaalista vaikuttavuutta. Yhteishankintoja hyödyntämällä organisaation omat resurssit saadaan mahdollisimman tarkoituksenmukaiseen käyttöön. Esimerkiksi seurakuntien leirikuljetukset kilpailutetaan Hanselin DPS:n kautta. 

Helsingin seurakuntayhtymän hankintapäällikkö Sari Aartolahti ja leirikeskuskoordinaattori Anna Järvi-Oshaug

Helsingin seurakuntayhtymä on Suomen suurin evankelisluterilainen seurakuntatalous. Se muodostuu 19 seurakunnasta ja yhtymähallinnosta, jossa tuotetaan kaikille yhteisiä palveluita. Yhtymän hallinto-osastolla työskentelevä hankintapäällikkö Sari Aartolahti kehittää hankintatoimea yhteiseen suuntaan. 

"Seurakunnat voivat tehdä hankintoja itsenäisestikin, mutta etenkin isot kokonaisuudet, kuten IT- ja elintarvikehankinnat pyrimme kilpailuttamaan yhdessä. Näin voimme parhaiten edistää myös strategisia vastuullisuustavoitteitamme", Aartolahti kertoo. 

Seurakuntayhtymä hyödyntää aktiivisesti Hanselin yhteishankintoja ja osallistui vastikään myös Hanselin ja KEINO-osaamiskeskuksen järjestämään vähähiilisten hankintojen akatemiaan. 

"Organisaatiomme hankintaresurssit ovat aika pienet ja meillä kilpailutetaan paljon myös oman työn ohessa. Hanselin yhteishankinnoissa moni asia on tehty puolestamme valmiiksi ja voin luottaa siihen, että Hanselin asiantuntijat ovat tukenamme. Koen, että saamme yhteishankinnoista itsellemme hyvää selkänojaa", Aartolahti kiittää. 

Yhteisesti kilpailutetut leirikuljetukset tukevat ympäristötavoitteita

Yksi Helsingin seurakuntayhtymän käytössä olevista yhteishankinnoista on tilausajopalveluiden dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS. Tilausajopalveluiden DPS:n kautta kilpailutetaan esimerkiksi yli sadan vuosittaisen rippileirin kuljetukset. Rippileirikokonaisuuden suunnittelusta ja kilpailutuksesta vastaa leirikeskuskoordinaattori Anna Järvi-Oshaug. Kun suunnittelu hoidetaan yhdeltä luukulta, saadaan asiat tehtyä järkevästi ja strategisten tavoitteiden mukaisesti.  

"Otan esimerkiksi heti rippileirien ajankohtien suunnittelussa huomioon sen, että pystymme toteuttamaan kuljetukset mahdollisimman vähäpäästöisesti. Kun sama bussi vie yhden leiriporukan perille ja tuo edellisen pois, ei bussien tarvitse koskaan ajaa tyhjinä", Järvi-Oshaug kertoo. 

Rippileirien lisäksi kilpailutukseen sisältyy muun muassa diakoni- ja perheleirien sekä erilaisten retkien kuljetuksia. Viime vuonna kilpailutettuja kuljetuksia oli noin 250, ja ne suuntautuivat joka puolelle Suomea – Helsingistä aina Enontekiölle asti. 

DPS tarjoaa kilpailuttajalle hyvät ja joustavat raamit  

Valtavan kuljetusmäärän kilpailuttaminen vaatii hyvän pohjatyön. Järvi-Oshaug aloittaa seuraavan vuoden kilpailutuksen valmistelun keräämällä seurakuntien kuljetustarpeet yhteen. Kilpailutukset jaetaan kahdeksaan eri osa-alueeseen, jotta pienemmillä, paikallisilla toimijoillakin on mahdollisuus osallistua. 

Tilausajopalveluiden DPS:ään on kilpailuttamista varten rakennettu Tilausajopalvelu-työkalu. Tilausajopalvelun kautta asiakkaat voivat jättää tarjouspyynnöt, vastaanottaa ja vertailla tarjoukset sekä seurata ja hallinnoida toteutuneita kuljetuksia. Helsingin seurakuntayhtymällä kilpailutettavia reittejä on kuitenkin niin paljon, että kilpailutukset on ainakin toistaiseksi päädytty tekemään Cloudian kilpailutusjärjestelmässä, jota organisaatiossa muutenkin käytetään. 

"Hanselin verkkopalvelusta löytyy hyvät, valmiit mallipohjat tarjouspyynnön tekemiseen. Esimerkiksi ajoneuvojen päästökertoimet oli tilausajopalveluiden pohjiin mietitty jo valmiiksi", Järvi-Oshaug kiittelee.  

DPS:n hyviä puolia korostaa myös Aartolahti. 

"Pidän siitä, että DPS tarjoaa ikään kuin raamit, joita me voimme itse täsmentää ja muokata. Joustoa tuo se, ettei DPS:ään ole pakko liittyä etukäteen, toisin kuin puitejärjestelyihin", Aartolahti sanoo. 

Hansel tarkistaa kaikkien DPS:ään hyväksyttävien toimittajien taustat. Näin asiakkaat voivat luottaa siihen, että esimerkiksi toimittajan taloudellinen suorituskyky on kunnossa, ja tämä selviytyy velvoitteistaan asianmukaisesti. Taustoja ja suoriutumista valvotaan myös sopimuskauden aikana. 

"Olemme saaneet tarjouspyyntöihimme hyvin vastauksia, ja yhteistyö valittujen kumppanien kanssa on sujunut pääosin mukavasti. On kuitenkin hyvä tietää, että jos ongelmia tulee, voimme kääntyä Hanselin puoleen ja saada apua", Aartolahti sanoo. 
 

Helsingin seurakuntayhtymä on Suomen suurin evankelisluterilainen seurakuntatalous. Se muodostuu 19 seurakunnasta ja yhtymähallinnosta. Yhtymässä huolehditaan seurakuntien talouden kokonaisuudesta, henkilöstöhallinnosta, yhtymän yhteisestä hallinnosta, kiinteistöistä, hautausmaista, jäsenrekisterin ylläpidosta ja kirkonkirjoista, tietohallinnosta sekä viestinnästä. Lisätietoa: helsinginseurakunnat.fi