Maksuliikejärjestelmän kilpailutus onnistui yli odotusten

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet kilpailutti valtion keskeisen taloushallintojärjestelmän yhteistyössä Hanselin kanssa. Nopealla aikataululla toteutetun kilpailutuksen lopputulos oli onnistunut, ja kaikki projektille asetetut tavoitteet saavutettiin.  

Palkeiden pilvipalveluiden johtaja Kati Willman

Kesällä 2023 Palkeiden pilvipalveluiden johtaja Kati Willman oli ison haasteen edessä, kun maksuliikejärjestelmän toimittaja ilmoitti nykyisen järjestelmän poistuvan käytöstä vuoden 2026 aikana. Palkeiden maksuliikejärjestelmän kautta kulkee vuosittain maksuja yli 80 miljardin edestä: muun muassa kaikki valtion virkamiesten palkat ja valtion avustuksia.  

”Sanoisin, että maksuliikejärjestelmä on valtion yhteisistä taloushallinnon järjestelmistä se kaikista kriittisin, ja muutama vuosi on lyhyt aika kilpailuttaa ja ottaa käyttöön tämän kokoluokan IT-järjestelmä. Toimeen oli siis ryhdyttävä välittömästi”, Willman muistelee tunnelmia kilpailutusprojektin alkaessa.  

Neuvottelumenettelyssä ideoitiin yhdessä 

Hankinnan valmistelu käynnistettiin markkinakartoituksella, jotta Palkeet sai kattavan kuvan tarjolla olevista vaihtoehdoista. Varsinaisessa kilpailutusprosessissa Palkeet päätti luottaa Hanselin apuun. Juristi Jukka-Pekka Salmela oli ollut mukana myös Palkeiden edellisessä maksuliikejärjestelmän kilpailutuksessa, ja kilpailutuskonsultti Joel Hakala hyppäsi mukaan projektiryhmään tuoreena kasvona. Kilpailutuksen toimintamallin valinta oli kaikille selvä.  
 
”Kun puhutaan näin kriittisestä järjestelmästä, neuvottelumenettely on ehdottomasti järkevin valinta. Selvitettäviä asioita on puolin ja toisin niin paljon. Jos jää jotain epäselvää, ei tarvitse tulkita tekstiä, vaan voi heti kysyä vastapuolelta tarkennuksia”, Willman toteaa. 

Tarkemmin sanottuna malliksi valittiin kilpailullinen neuvottelumenettely. Ensimmäisessä vaiheessa julkaistaan tarjoajille avoin haku, josta referenssien tai muiden vaatimusten avulla valitaan neuvotteluihin pääsevät tarjoajat. Toisessa vaiheessa neuvotellaan mukaan valittujen kanssa, ja vasta neuvottelujen jälkeen julkaistaan varsinainen tarjouspyyntö mukana olleille tarjoajille.  

”Saimme mukana olleiden tarjoajien kanssa aikaan aitoa ideointia ja erinomaista keskustelua, joka vei prosessia hyvin eteenpäin”, Willman kertoo.  

Kovat tavoitteet kirittivät erinomaiseen lopputulokseen 

Hankinnalle asetettiin seitsemän tavoitetta, jotka liittyivät muun muassa palvelun jatkuvuuteen, yhteensopivuuteen muun toimintaympäristön kanssa ja korkean automaatioasteen säilyttämiseen. Lisäksi edellytettiin toimintavarmuutta ja toipumisvalmiutta myös häiriötilanteissa sekä hyvää käyttäjäkokemusta. Luonnollisesti tavoitteena oli myös säilyttää kustannukset maltillisina.  
 
”Tavoitteiden osalta saimme täyden vihreän suoran, eli kaikki tavoitteemme toteutuivat. Uskomme, että uudella ratkaisulla toimintavarmuutemme ja häiriönsietokykymme jopa kasvaa entisestään. Kustannusten osalta olin aluksi hieman epäileväinen, mutta niissäkin pääsimme oikein hyvään lopputulokseen”, Willman iloitsee.  

Myös kilpailutuksen tiukka aikataulu piti, ja nyt käyttöönottovaiheessa ollaan jopa vähän edellä aikataulusta. Projektiryhmän sitoutumista kiitellään puolin ja toisin.  
 
”Olemme tehneet paljon yhteistyötä Hanselin kanssa, eikä meillä koskaan ole tilaaja-toimittaja-asetelmaa, vaan teemme aidosti yhdessä. Luotamme lujasti hanselilaisten ammattitaitoon”, Willman toteaa.  
 
Palkeet puolestaan saa hanselilaisilta kiitosta ripeästä ja ammattimaisesta toiminnastaan. Hyvää yhteistyötä on mukava jatkaa, ja hihat onkin jo kääritty seuraavien yhteisten projektien merkeissä.   

Palkeet on valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Palkeet tarjoaa laadukkaita talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja valtiolle. Lue lisää Palkeiden palveluista.