Maa- ja metsätalousministeriö: Kumppani projektiin löytyi Hanselin avulla

Syksyllä 2024 järjestettävä Maa­seutu­parlamentti kokoaa Nurmekseen ja linjoille tuhansia maa­seudun kehittämisestä innostuneita ihmisiä. Maa­seutu­parlamentin järjestelyjä luotsaava maa- ja metsä­talous­ministeriö päätti luottaa suur­tapahtuman kilpailuttamisessa Hanselin apuun.

Maaseutuparlamentti on yhteis­kunnallinen maa­seutu­tapahtuma, joka on tarkoitettu kaikille maa­seudun tulevaisuuden kehittämisestä kiinnostuneille. Vuonna 2024 live-tapahtuman näyttämölle Nurmekseen odotetaan saapuvan jopa 2 500 ja webinaari­linjoille 3 000 ihmistä. Massiivisen tapahtuman järjestelyissä on valtavasti huomioon otettavia osa-alueita ohjelman konseptoinnista tapahtuma­tuotantoon ja tekniikkaan, ja järjestelyissä mukana kymmenittäin kumppaneita.

”Maaseutuparlamentti on moni­muotoinen tapahtuma, joka toteutetaan yhteis­voimin, kumppanuudessa useiden kymmenien toimijoiden kanssa. Kokemuksesta tiedämme, että onnistunut tapahtuma edellyttää vahvaa koordinaatiota, hallintaa ja ennen kaikkea rakentavaa henkeä. Tarvitsimme tapahtumamme tuottajaksi vahvan osaajan”, maa- ja metsä­talous­ministeriön neuvotteleva virka­mies Antonia Husberg kertoo.

”Näin laajassa tapahtumassa hankinnan kohteen kuvaamiseen menee aikaa.”

Hanselin Viestintä- ja markkinointi­palveluiden DPS tarjosi hyvän alustan kilpailutukselle. Yhdessä Hanselin hankintojen tuki -⁠tiimin kanssa päädyttiin MinikisaPlus-toteutukseen, jossa asiakas määrittelee hankinnan kohteen ja Hanselin tiimi huolehtii kilpailutuksen läpi­viennistä. Husberg sai tuekseen hankinta-asian­tuntija Petri Hakalan ja juristi Antti Tuukkasen. Myös DPS:n kategoria­päällikkö Anni Airaksinen oli tiiviisti mukana projektissa. Projekti aloitettiin luonnollisesti kuvaamalla tarkasti se, mitä ollaan hankkimassa.

Tarkka määrittely­työ palkittiin onnistuneena loppu­tuloksena

”Näin laajassa tapahtumassa hankinnan kohteen kuvaamiseen menee aikaa. Onneksi meillä oli hyvät lähtö­tiedot edellisistä tapahtumista. Kun kirjoitimme tarkasti auki kaiken sen, mitä haluamme hankkia, oli lopputuloksena 11-sivuinen dokumentti”, Husberg naurahtaa.

Hakala ja Tuukkanen tukivat Husbergia koko kilpailutus­projektin ajan, ja toivat asian­tuntemustaan erityisesti asian­tuntijoille asetettavien vaatimusten sekä tarjousten vertailu­perusteiden ja niiden pisteyttämisen määrittelyyn. DPS:n hyvät malli­pohjat ohjasivat tekemistä oikeaan suuntaan. Myös markkina­vuoro­puhelun mahdollisuus hyödynnettiin, ja toimittaja­kenttä pääsi esittämään tarjous­pyyntö­luonnoksesta kysymyksiä ja kommentoimaan sitä.

”Suosittelemme markkina­vuoro­puhelua aina asiakkaillemme, etenkin laajoissa kilpailutuksissa. Saadut vastaukset ja kommentit auttavat yleensä hiomaan tarjous­pyyntöä entistä paremmaksi, ja näin saadaan myös parempia tarjouksia”, Hakala kertoo.

Tässä tapauksessa tarjousten vertailussa asian­tuntijoiden kokemus ja tarjoajan laatima esitys palvelun sisällöstä painoivat vaakakupissa 60 prosentin verran ja hinnan paino­arvo oli 40 prosenttia. Tarjoajan piti esityksessään tuottaa konsepti markkinointi­materiaalista ja tapahtuman päälavasta sekä kuvata se, miten paikallisuus otetaan huomioon tapahtuman ilmeessä.

”Nyt meillä on hyvin kilpailutettu kokonaisuus, jossa tärkeät yksityiskohdat on otettu huomioon.”

Hyvä pohjatyö selvästi kannatti, sillä voittanut tarjous vastasi erin­omaisesti asiakkaan tarpeita. Toimittajaksi valittiin Markkinointi­osake­yhtiö I2.

”Hanselilaisten apu tässä projektissa oli korvaamatonta. He pitivät huolen siitä, että projekti eteni aika­taulussa ja nostivat esiin asioita, joita emme välttämättä itse olisi osanneet huomioida. Nyt meillä on käytettävissämme hyvin kilpailutettu kokonaisuus, jossa kaikki tärkeät yksityis­kohdat on otettu huomioon. Yhteis­työ toimittajan kanssa on lähtenyt hyvin käyntiin ja tapahtuman järjestelyt etenevät suunnitellusti”, Husberg kiittelee.

Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonala kattaa maa- ja puutarhatalouden, maaseudun kehittämisen, metsätalouden, eläinlääkintähuollon, eläimistä saatavien elintarvikkeiden valvonnan ja kalatalouden. Lue lisää mmm.fi