Hanselin tarjonta ja paikalliset markkinat yhdistyvät Järvenpään hankinnoissa

Petra Pantsarin ura Järvenpään kaupungin hankintapäällikkönä alkoi ikimuistoisesti. Elettiin elokuuta 2019, ja Hansel ja KL-Kuntahankinnat olivat aloittamassa yhteistä taivaltaan. 

”Minut heitettiin suoraan altaan syvään päähän eli hankintojen spend-analyysin purkutilaisuuteen. Se oli hyvä perehdytys aiheeseen, hankintatoimen kehityskohteisiin ja siihen, mistä kehittämisessä kannattaisi lähteä liikkeelle”, Pantsar muistelee ensimmäistä työpäiväänsä. 

Järvenpään kaupunki hoitaa perinteisillä puitejärjestelyillä muun muassa toimistotarvikkeiden hankinnat. Lisäksi kaupunki on mukana viestintä- ja markkinointipalveluiden, työterveyden, IT-konsultoinnin ja suojavarusteiden dynaamisissa hankintajärjestelmissä. 

Dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS eroaa perinteisestä puitejärjestelystä muun muassa siinä, että soveltuvuusehdot täyttäviä toimittajia voi liittyä mukaan milloin tahansa DPS:n voimassaoloaikana. DPS on hankintoja tekevälle organisaatiolle hallinnollisesti kevyempi ratkaisu kuin oman kilpailutuksen tekeminen, sillä esimerkiksi toimittajien soveltuvuusehtoja ei tarvitse itse miettiä. 

”Myös valmiit sopimuspohjat ja sparrausapu tarjouspyyntöä tehdessä ovat etuina”, Pantsar mainitsee. 

Paikallisten markkinoiden tuntemus on tärkeää 

Hankintojen suunnittelussa on hyvä pyrkiä tasapainoon: miten huomioida paikalliset toimijat, mihin oma hankinta-asiantuntemus ja resurssit taipuvat, kuinka usein tiettyjä hankintoja tehdään? 

”Pitää punnita, onko yhteishankinta tehty niin, että paikalliset pääsevät mukaan. Yksittäinen kilpailutus on varmasti helpompi tehdä Hanselissa, mutta vertailu oman kunnan ympäristöön täytyy muistaa. Jokainen valinta ja hankinta on mietittävä”, Pantsar toteaa. 

Esimerkiksi viestintä- ja markkinointipalveluiden osalta Järvenpäässä päädyttiin ottamaan DPS:stä yksi iso kokonaisuus ja kilpailuttamaan pienemmät hankinnat itse. 

”Paikalliset, pienet toimijat harmittelivat DPS:ään vaaditun liikevaihdon rajan olevan niin korkea, että se esti osallistumisen. Soveltuvuusehdoissa kaikkea ei tietenkään voi eikä aina kannatakaan huomioida, mutta oman alueen markkinat on tunnettava ja niiden mukaan katsottava, mihin yhteishankintoihin lähteä mukaan. Näin voi myös edistää paikallista elinvoimaa”, Pantsar painottaa. 

Hanselin osaamista kannattaa hyödyntää 

Hankintoja pohtiessa on hyvä arvioida myös organisaation omaa osaamista. Kaikkea asiantuntemusta ei löydy keneltäkään, eikä tarvitsekaan, sillä hankinta-asiantuntemus voi olla yksi kriteeri käyttää Hanselin yhteishankintoja. 

”Meillä ei ollut suojavarusteiden hankintaan liittyen omaa asiantuntemusta. Halusin tehdä hankinnat niin, että ne kestävät tarkastelua. Kun omat taidot eivät riitä, Hansel on turvallinen ja luotettava vaihtoehto. Voi luottaa siihen, että Hanselin asettamat vaatimukset ovat riittävät ja että ostaminen on turvallista”, Pantsar sanoo. 

Pantsarin kokemusten mukaan Hanselin kanssa on helppo tehdä yhteistyötä. Asiakastyöryhmien kautta on mahdollisuus päästä vaikuttamaan yhteishankintojen valmisteluun. 

”Esimerkiksi työterveyden DPS lähti liikkeelle ehdotuksestamme, ja olimme tiiviisti mukana perustamassa sitä. Mutta täytyy myös muistaa, ettei kaikkea voi muuttaa. Aina kuitenkin tietää, kehen voi ottaa yhteyttä ja yleensä vastauksen saa päivässä”, Pantsar kiittelee. 

Myös hansel.fi-verkkopalvelu saa Pantsarilta kehuja. Hän käyttää palvelua viikoittain ja suosittelee rekisteröitymistä kaikille hankintojen parissa työskenteleville. 

”Verkkopalvelu on selkeä ja toimiva. Sieltä näkee kokonaiskuvan oman organisaation tilanteesta. Yhteishankintoihin liittyminen käy ketterästi, ja aina tietää, mistä sopimukset ja mallipohjat löytyvät.”  

Kehitystyö haastaa ja palkitsee 

Hankintatoimen kehittäminen on Järvenpäässä hyvässä vauhdissa. Hanselin tekemässä spend-analyysissa nousi esiin kolme tärkeää kehityskohdetta: hankintojen suunnittelu, sopimushallinnan kehittäminen sekä toimittajahallinnan mallien kehittäminen. 

”Olemme luoneet analyysin tulosten ja kaupungin strategian pohjalta tiekarttaa siitä, missä järjestyksessä asioita kehitetään. Työ on lähtenyt hyvin liikkeelle, ja tekemistä riittää”, Pantsar kuvailee. 

Kehittämistyön käytännön toimia ovat muun muassa henkilöstön kouluttaminen ja kaupungin verkkosivuilla julkaistu hankintakalenteri. 

Jos ja kun kuntien omat resurssit ja osaaminen eivät riitä, on järkevää turvautua Hanselin yhteishankintoihin ja asiantuntija-apuun. 

”Se voi myös edistää kunnan strategisia tavoitteita”, Pantsar muistuttaa.

Järvenpää on noin 45 000 asukkaan kaupunki Etelä-Suomessa, Uudenmaan maakunnassa. Se on Suomen kunnista 25:nneksi suurin. Lue lisää Järvenpään julkisista hankinnoista.