Fintraffic kilpailutti siivouspalvelut – DPS vastasi odotuksia

Liikenteen palveluita maalla, merellä ja ilmassa tuottavalla Fintrafficilla on toimipisteitä ja kiinteistöjä ympäri Suomen. Toiveena oli saada eri paikkakunnille sama toimittaja, kun siivouspalveluita hankittiin Helsinkiin, Vantaalle ja Turkuun.

Loppuvuonna 2021 tehty siivouspalveluiden kilpailutus oli Fintrafficin konserniajan ensimmäinen yhteishankintana tehty kilpailutus, jossa kaikki neljä tytäryhtiötä olivat mukana. Yksiköt ovat aiemmin vastanneet hankinnoista itse. Nyt hankintaa varten koottiin 4–5 hengen ryhmä: projektipäällikkönä toimi tytäryhtiö Fintraffic Lennonvarmistus Oy:ssä työskentelevä Helena Tamlander, ja tytäryhtiöistä oli mukana omat vastuuhenkilöt. 

Hankinnassa käytettiin Hanselin dynaamista hankintajärjestelmää eli DPS:ää. 

”Hankintaan sisältyy ylläpitosiivous sekä kerran vuodessa perussiivous. Lisäksi on mahdollista tilata lisäpalveluita, kuten muuttosiivous tai tekstiililattian pesu”, Tamlander kuvailee.

Siivoustarpeiden yksityiskohtainen kuvailu otti aikansa

Kilpailutuksen suurin työ tehtiin Fintrafficin oman talon sisällä. Hankinnan kohteen kuvausta varten tarvittiin seikkaperäiset tiedot eri tytäryhtiöistä.

”Jokaisessa kiinteistössä määriteltiin päivittäiset siivoustarpeet ja tarvittavat lisäpalvelut, kuten tietosuoja-astioiden tyhjennykset tai kukkien kastelu. Ohjauskeskuksissa esimerkiksi normaalia tarkempi näppäimistöjen pyyhintä on tärkeää”, Tamlander kertoo.

Avainasemassa olivat tytäryhtiökohtaiset vastuuhenkilöt, jotka keräsivät tietoa siivottavista tiloista ja kuvasivat tarkasti, millaisia palveluita tarvitaan.

Vastuullisuusnäkökulmat huomioitiin hyvin

Projektiryhmän lisäksi hankintaa työstettiin myös Fintrafficin ympäristöpäällikön kanssa. Toimittajan kyky vähentää toimintansa hiilijalanjälkeä oli yksi tärkeimmistä vaatimuksista.

”Toiveemme menivät lähes täysin yksiin Hanselin ympäristövastuullisuusnäkökulmien kanssa, teimme niihin vain muutamia pieniä lisäyksiä. Mahtavaa, että Hansel on tehnyt tämän työn ennalta”, Fintrafficin hankintatiimin lakiasiainjohtaja Mirva Hannukainen suitsuttaa.

Myös sosiaalinen vastuullisuus haluttiin huomioida.

”Sovimme muun muassa bonuksesta, joka maksetaan toimittajalle ja kohdetta siivoavalle henkilöstölle”, Hannukainen kertoo.

Hyvin valmisteltu tarjouspyyntö tuotti kolme laadukasta tarjousta vahvoilta toimittajilta.

”DPS osoittautui hyväksi, sillä Hansel on tarkistanut toimittajien taustat jo etukäteen.”

Ensikertalaiselle apua ja tukea

Siivouspalveluiden hankinta sujui kaiken kaikkiaan mutkattomasti.

”Hanselilla on selkeät, erinomaiset asiakirjat, joita työstimme yhdessä koko projektiryhmän kanssa. Saimme Hanselista perehdytystä ja tietoa siitä, mitä tulee tehdä. Aika ajoin pidettiin myös Teams-palavereita”, Hannukainen kuvailee.

Fintrafficin projektiryhmässä ei ollut siivouspalveluiden asiantuntijoita, joten Hanselin kategoriapäällikkö Eija Hirvosen osaaminen toi varmuutta tekemiseen.

”Siivouspalveluiden ensikertalaisina hankkijoina saimme arvokasta lisäapua, kun varsinkin hintalomakkeen täytössä piti huomioida ja muistaa monta asiaa. Eija jaksoi näissä kärsivällisesti tukea ja ohjeistaa”, Tamlander kiittää.

”Seuraavalle kilpailutuskerralle on nyt hyvät eväät valmiina”, hän lisää.

”Saimme tukea myös lakiasioissa hyvinkin nopealla varoitusajalla. Lisäksi laitoimme asiakirjat vielä Hanselille luettavaksi ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Hanselin tuki varmisti, että hankinta menee kerralla läpi”, Hannukainen kertoo.

Varaa aikaa, tee yhteistyötä

Hanselin siivouspalveluiden DPS osoittautui toimivaksi tavaksi hankkia.

”Mukana on laadukkaita, tunnettuja toimittajia, joiden taustat Hansel on käynyt läpi. Myös Hanselin tuki oli arvokasta, joten hankinta ei tuntunut niin mahdottomalta, kuin jos olisi tehnyt kaiken itse”, Tamlander pohtii.

Hankintoja tekeville Hannukainen ja Tamlander vinkkaavat, että aikaa kannattaa varata riittävästi sekä hankinnan kohteen kuvauksen että hintalomakkeen työstöön.

”Laadukkaan ja organisaatiota hyvin palvelevan hankinnan toteuttaminen vaatii aikaa, huolellisuutta ja yhteistyötä”, Hannukainen kiteyttää.
 

Fintraffic tarjoaa ja kehittää liikenteenohjauksen ja -hallinnan palveluita kaikissa liikennemuodoissa. Fintrafficin palvelut tukevat kansalaisten liikkumista, elinkeinoelämän tarpeita ja kuljetuksia sekä turvallisuusviranomaisten toimintaa. Lue lisää Finntrafficin toiminnasta.