DPS:t tuottavat laadukkaita tarjouksia kilpailutuksiin

CSC:n Sonja Konttinen (vas.), Katri Kulju ja Pekka Räsänen työskentelevät tiiviisti hankintojen parissa.

Hanselin dynaamiset hankintajärjestelmät ovat tulleet CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n hankinnoista vastaaville tutuiksi. IT-konsultoinnin ja johdon konsultoinnin palveluita on kilpailutettu viime vuosina useita.

”IT-konsultoinnin puolella olemme tehneet isoja, neljän vuoden sopimuksia sekä pienempiä projektikohtaisia hankintoja”, kategoriavastaava Pekka Räsänen kertoo. 

”Johdon konsultoinnin DPS:stä olemme kilpailuttaneet strategisten prosessien kehittämisen palveluita. Lisäksi viime syksynä teimme analytiikka- ja tutkimuspalveluihin liittyvän kilpailutuksen”, myyntikoordinaattori Sonja Konttinen täydentää.

Digitalisointi ja saavutettavuus koskettavat kaikkia julkisen hallinnon organisaatiota, joten alan palveluille riittää yleisestikin paljon kysyntää.

”Meillä on tulossa varmasti myös digitaaliseen turvallisuuteen ja tiedonhallintaan liittyviä kilpailutuksia. Nämä ovat tällä hetkellä hyvin ajankohtaisia ja kriittisiä aiheita”, tiimin vetäjä, vanhempi hankinta-asiantuntija Katri Kulju avaa tulevaisuudennäkymiä.

Yhteistyö on syventynyt vuosien myötä

Vaikka CSC:llä on talossa vankkaa hankintaosaamista, Hanselin kautta kilpailuttamisella on etunsa.

”Aikaa ja rahaa säästyy”, Kulju tiivistää. ”Lisäksi Hanselin kanssa voi luottaa siihen, että toimittajien taustat ja sopimusehdot ovat kunnossa.”

Konttisen mukaan kilpailutuksissa eteneminen on helppoa, sillä Hanselilla on hyvät ohjeistukset ja asiakirjamallipohjat.

Hansel on asiakkaidensa tukena kilpailutuksen ja sopimuskauden aikana. CSC:n väen kokemuksen mukaan heidän puoleensa voi kääntyä aina, kun on kysyttävää.

”Meillä on hyvä sisäinen hankintojen tuki, jonka kautta Hanselille valuu kysymyksiä. Kaikkien hankintoja tekevien ei tarvitse edes olla Hanseliin yhteydessä missään vaiheessa”, Räsänen valottaa.

”Olemme muun muassa lähettäneet hankinta-asiakirjoja kommentoitavaksi ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Jatkossa hyödynnämme mahdollisesti myös MinikisaPlus-palvelua kiirehuippujen aikana”, Kulju pohtii.

Erityisen tyytyväinen Kulju on siihen, että heillä on Hanselissa nimetty asiakkuuspäällikkö, jonka kanssa tavataan säännöllisesti.

”Vuositapaamisessa otetaan esiin ajankohtaisia asioita, kuten uudet yhteishankinnat, ja käydään läpi, miten CSC on yhteishankintoja käyttänyt. Tapaamiset ovat arvokkaita, sillä ne vahvistavat meidän ja Hanselin välistä yhteistyötä”, Kulju kiittelee.

DPS:issä mukana laadukas ja laaja joukko toimittajia

Dynaamisten hankintajärjestelmien isona etuna on, että soveltuvuusehdot täyttävät toimittajat voivat liittyä niihin milloin tahansa sopimuskauden aikana.

”Entiset puitejärjestelyt olivat liian suljettuja, joten aiemmin teimme kilpailutuksia itse. Olemmekin vinkanneet tutuille toimittajille DPS:istä, jotta he liittyisivät niihin mukaan”, Kulju kertoo.

Räsänen kokee, että IT-konsultoinnin DPS:ssä on ostajan kannalta mukana kaikki olennaiset toimittajat. 

”Ehdokaskunta on riittävä ja hyvä. Tarjouskierroksen tekeminen on helppoa, kun tietää mitä haluaa. Kun myös toimittajat osaavat vastata tarpeisiimme, niin ei jää väärinymmärryksiä, vaan kilpailutus on sujuvaa ja helppoa”, Räsänen jatkaa.

DPS:ien tullessa käyttöön CSC:ssä aprikoitiin, tuleeko tarjouksia loputtomasti ja meneekö niiden läpikäyntiin runsaasti aikaa. Huoli on osoittautunut turhaksi.

”Strategisten prosessien kehittämisen kilpailutukseen osallistui kahdeksan tarjoajaa, joista kaikki täyttivät kriteerit. Valitsimme joukosta kolme parasta toimittajaa, ja ehdottomasti saimme sitä mitä haimme”, Konttinen kuvailee. 

”Analytiikka- ja tutkimuspalveluiden kilpailutuksessa asetimme asiantuntijoille kovat kriteerit. Saimme vain yhden tarjouksen, mutta toimittaja oli tuttu ja asiantuntijat kokeneita. Laatu on osoittautunut korkeaksi ja olemme tyytyväisiä”, Konttinen lisää.

Myös IT-konsultoinnin kilpailutuksissa CSC on päässyt aitoon vertailuun, sillä tarjoajia on ollut enemmän kuin mitä lopulta on valittu.

”Toimittajat ovat suoriutuneet kilpailutuksista laadukkaasti. He osaavat käyttää Hanselin asiakirjapohjia, ja me puolestamme tsemppaamme tarjouspyyntöjä entistä paremmaksi, jotta toimittajien välille saadaan luotua erottuvuustekijöitä”, Räsänen kertoo.

Hyvien kokemusten pohjalta CSC:n kolmikko kannustaa kaikkia IT-konsultoinnin tai johdon konsultoinnin palveluita tarvitsevia Hanselin asiakkaita käyttämään DPS:iä. 

”Ei ole syytä kilpailuttaa itse, sillä Hanselista saa valmiit asiakirjat ja sopimusehdot sekä hyvän kattauksen toimittajia, jotka osaavat vastata tarjouspyyntöihin”, Konttinen ja Räsänen kiteyttävät.

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus on suomalainen, valtion ja korkeakoulujen omistama tietotekniikan osaamiskeskus. CSC on osa kansallista tutkimusjärjestelmää, joka tuottaa ICT-palveluita opetukselle, kulttuurille, julkishallinnolle ja yrityksille. Lue lisää CSC:n toiminnasta.