DPS tarjosi valmiin sapluunan tietokonehankinnoille

Kun oppivelvollisuutta vuonna 2021 laajennettiin, oli ammatillista koulutusta järjestävällä Optimalla tarve pikaisiin tietokonehankintoihin. Optiman hankinnoista vastaava hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Mathias Kass päätti luottaa hankinnassa Hanselin asiantuntijuuteen. Konehuoneena toimi Hanselin maksuton Kisa-apuri. 

Hanselin yhteishankinnat olivat Kassille jonkin verran tuttuja jo entuudestaan, ja Tietokoneiden DPS tarjosi sopivat raamit ja valmiin sapluunan tietokonehankintojen tekemiselle. 

"Kilpailutus piti viedä läpi kohtuullisen ripeällä aikataululla, joten oli hienoa, että Hanselin DPS:ssä laitteiden vähimmäisvaatimuksille ja muille tarvittaville kriteereille oli valmiit mallipohjat", Kass kiittää. 

Hanselin yhteishankintoja hyödyntävät asiakkaat saavat veloituksetta katselmointi- ja kommentointiapua minikilpailutuksiinsa. Tätä etua hyödynsi myös Optima. Kass oli ennen minikilpailutuksen aloittamista yhteydessä Hankintojen tuki -tiimiin, ja sai sieltä tuekseen hankinta-asiantuntija Kari Mattssonin. Mattsson oli Optiman tukena koko kilpailutusprojektin ajan, hankinnan kohteen määrittelystä aina hankintapäätökseen asti. 

Markkinavuoropuhelusta arvokkaita lisävinkkejä

Optiman tiimi käytti paljon aikaa hankinnan tarkkoihin määrittelyihin, jotta myös tarjousten vertailu olisi mahdollisimman selkeää ja helppoa. Toinen projektin alkuvaiheen tärkeistä etapeista oli markkinavuoropuhelu potentiaalisten toimittajien kanssa. 

"Kun käynnistimme hankintaa, ala kärsi pahoista toimitusvaikeuksista Ukrainan sodan takia. Ilman markkinavuoropuhelua emme olisi välttämättä osanneet määritellä toimitusaikoja kohtuullisiksi sopimustoimittajien kannalta, mikä puolestaan olisi saattanut vähentää tarjousten määrää", Kass kertoo. 

Huolella tehtyjen valmistelujen jälkeen tarjouspyynnön ja sen liitteeksi tulevien asiakirjojen täyttäminen olikin jo suhteellisen helppoa. Myös tässä vaiheessa vuoropuhelu Hanselin tiimin kanssa oli tiivistä. 

"Meidän tehtävämme on auttaa asiakasta muun muassa siinä, mitä kaikkea määrityksissä kannattaa ottaa huomioon ja varmistaa, että tarjouspyyntöasiakirjat ovat DPS:n mukaisia. Kommentoimme Optiman luonnostelemia materiaaleja ja työstimme niitä yhdessä entistä paremmiksi", Mattsson sanoo. 

Koska Optimalla ei ole käytössä Cloudiaa tai muuta kaupallista kilpailutusjärjestelmää, käyttöön otettiin Hanselin maksuton Kisa-apuri. Kisa-apurissa asiakas voi toteuttaa koko minikilpailutuksen tarjouspyynnön julkaisusta aina hankintapäätökseen asti.

"Kisa-apuri oli mukavan kevyt, yksinkertainen ja helppo työkalu. Sain Hanselilta Teamsin välityksellä käyttöopastuksen, ja kaikki sujui oikein hienosti", Kass kertoo. 

Tukea saa myös sopimuskaudella

Tarjousten määrään ja laatuun oltiin Optimalla tyytyväisiä. 

"Saimme viisi tarjousta. Kaikki niistä täyttivät minimivaatimuksemme ja olivat tarjouspyynnön mukaisia", Kass kertoo. 

Hankintasopimuksen laatimisessa auttoi Hanselin lakimies, ja myös hankintapäätökset kävivät Hanselissa kommenteilla. Sopimuskausi valitun sopimustoimittajan kanssa on lähtenyt hyvin käyntiin. Epävarmoissa tilanteissa tukea on löytynyt Hanselista. 

"Sopimuskaudella on ehtinyt tulla eteen yksi tilanne, jossa oikeaa toimintatapaa piti vähän miettiä. Käännyin Hanselin puoleen, ja sain nopeasti IT-laitteiden kategoriapäällikkö Tero Lehtisaarelta ohjeet etenemiseen", Kass kiittelee. 

Hanselin asiantuntijoiden tuki ei rajoitu vain kilpailutukseen, vaan jatkuu koko sopimuskauden ajan. Tätä asiakkaat eivät välttämättä aina muista, vaan saattavat tuskailla sopimuskauden aikaisten murheiden kanssa turhaan yksinään. 

"Jos mikä tahansa asia sopimuksessa mietityttää, meiltä voi pyytää apua. Asia voi olla pieni tai iso, eikä kannata odottaa ainakaan reklamaatiotilanteeseen saakka. Yleensä asioihin löytyy yhdessä hyvä ratkaisu. Meidän puoleemme saa mielellään kääntyä", Lehtisaari kannustaa. 

Optima kuntayhtymä on Pietarsaaren, Pedersören, Luodon, Uusikaarlepyyn, Kruunupyyn, Vöyrin ja Kokkolan omistama kuntayhtymä. Kuntayhtymä järjestää, opetusyksikkönsä Optiman kautta, ammatillista koulutusta nuorille ja aikuisille sekä tarjoaa erilaisia palveluja työelämälle. Lue lisää Optiman toiminnasta.