DPS:iin osallistuminen kannattaa

Ambientia on mukana monessa asiantuntijapalveluiden yhteishankinnassa. Yrityksestä löytyy osaamista niin palvelumuotoilun, IT- ja johdon konsultoinnin kuin pilvipalveluiden ja digiturvallisuuden saralla.

Hanselin reilusta 160 yhteishankinnasta jo lähes kolmannes on dynaamisia hankintajärjestelmiä (DPS). Ne eroavat puitejärjestelyistä siten, että yritykset ja asiakkaat voivat tulla mukaan koko sopimuskauden ajan. Hansel hyväksyy sopimustoimittajiksi kaikki soveltuvuusehdot täyttävät toimittajat.

”DPS:iin hakeminen on sinänsä helppoa. Varsinkin, jos vertaa perinteisiin kilpailutuksiin, jotka vaativat enemmän työtä”, Ambientian julkisista kilpailutuksista vastaavan yksikön päällikkö Laura Lehtinen kertoo.

Kun Hansel julkaisee uuden DPS:n, Ambientialla tutustutaan sen sisältöön ja kartoitetaan vaaditut edellytykset, kuten referenssit ja tarvittavat soveltuvuusvaatimukset ja tarvittavat referenssit. Yritys lähtee mielellään mukaan erilaisiin yhteishankintoihin, sillä niiden kautta voi tavoittaa suuren asiakaskunnan.

”Hakemuksen tekeminen ei ole niin iso työ, että sen takia jättäisimme osallistumatta. Jos DPS kiinnostaa meitä paljon, teemme hakemuksen heti. DPS:issä on meitä miellyttää se, että niihin voi hakea mukaan toimittajaksi milloin tahansa. Kun voimme tehdä hakemuksen silloin, kun on muuten hiljaisempaa, se helpottaa osallistumista”, Lehtinen kuvailee.

Hakemista helpottaa myös yhtenäinen hakuprosessi. Toki yhteishankintakohtaiset vaatimukset vaihtelevat esimerkiksi referenssien osalta.

”DPS:ien rakenne on periaatteessa aina samanlainen, mikä tuo tuttuutta ja helppoutta. Referenssien läpikäynti ja kirjoittaminen pyydettyyn muotoon tietysti vaatii ajankäyttöä. Esikartoituksesta hakemuksen lähettämiseen menee yleensä muutama päivä”, palvelupäällikkö Auli Sarvikivi toteaa.

Ambientialla julkisten kilpailutusten teko on keskitetty omalle yksikölleen. Tarjouspyynnöt käydään yhdessä läpi ja ne vastuutetaan yhdelle henkilölle, joka hyödyntää asiantuntijoita talon sisällä tarpeen mukaan.

DPS:ien vaatimukset ohjaavat hankintojen kehitystä

Yhteishankintojen kautta Hansel pystyy vaikuttamaan hankintatoimen kehittämiseen ja ohjaamaan kansallisesta hankintastrategiasta kumpuavien tavoitteiden saavuttamista. Sarvikiven mukaan merkittävä vaikuttamisen paikka on siinä, millaisia edellytyksiä Hansel vaatii toimittajilta.

”On kiinnostava nähdä, miten esimerkiksi kestävän kehityksen periaatteet tulevat esiin konkreettisina vaatimuksina laadun suhteen. Se on myös yritykselle hyvä hetki miettiä, millä tolalla omat standardit ja laatudokumentit ovat.”

Yhteishankintojen jaottelu pienempiin osiin yhden ison IT-kokonaisuuden asemesta saa kiitosta.

”Yritykset pystyvät löytämään oman erityisosaamisalansa, kun mukana on esimerkiksi pilvipalveluiden, IT-konsultoinnin tai tiedonhallinnan yhteishankintoja. Täsmällisyys helpottaa myös DPS:ien sisällä tehtävää minikilpailutusta”, Lehtinen tuumaa.

Ambientia on mukana kaikkiaan kuudessa DPS:ssä, joista Johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2021–2025 on erityisen kiinnostava.

”Yhteishankinta sisältää juuri sitä, mitä haluamme tarjota, kuten palvelumuotoilua ja strategista suunnittelua. Hankintoja, joissa tarvitaan korkeampia asiantuntijoita”, Lehtinen kuvailee.

Hyvä suunnittelu ja valmistautuminen säästää aikaa

Sarvikivi ja Lehtinen suosittelevat ehdottomasti DPS:iin osallistumista muillekin yrityksille.

”Kannattaa osallistua sillä Hanselin yhteishankintojen kautta tulee paljon asiakkaita ja tarjouspyyntöjä”, Sarvikivi summaa.

DPS:n sisällä tehtävät minikilpailutukset ovat Lehtisen mieleen. Ne helpottavat koko tarjousprosessia ja tarjouksen jättämistä.

”Aivan ensimmäiseksi on hyvä tarkistaa, sopiiko tietty DPS yrityksen liiketoimintaan ja täyttääkö yritys toimittajilta vaaditut edellytykset”, Lehtinen vinkkaa.

Kaksikko lähettää terveisiä myös hankintayksiköille.

”On kaikkien etu, että DPS:iä myös käytetään. Ostajien kannattaa pysyä aktiivisena, sillä se pitää toimittajienkin mielenkiintoa yllä. DPS:issä on mukana paljon yrityksiä ja moni käyttää tarjousten tekoon paljon aikaa, joten tarjouspyyntö kannattaa tehdä huolella”, Lehtinen päättää.

Ambientia Group Oy on ohjelmistoyritys ja it-palvelutalo, jonka palveluihin kuuluu muun muassa liiketoiminnan muotoilu. Ambientia toimii Suomessa kuudella paikkakunnalla: Hämeenlinnassa, Turussa, Tampereella, Joensuussa, Helsingissä ja Kuopiossa. Lue lisää Ambientian toiminnasta.