Puolustuskiinteistöt: Siivouspalveluita koko Suomen alueelle

Senaatti-konserniin kuuluva, Puolustusvoimien toimitiloista vastaava Puolustuskiinteistöt kilpailutti vuonna 2022 laajan siivouspalvelukokonaisuuden. Tarpeena oli hankkia siivouspalveluita Puolustusvoimien kohteisiin ympäri Suomea. Kilpailutuksen lopputuloksena syntyneiden sopimusten ennakoitu yhteisarvo kuuden vuoden sopimuskaudella on noin 50 miljoonaa euroa.

"Kohteiden kirjo on todella laaja. Siihen sisältyy pitkälti toistakymmentä eri tilatyyppiä, joista esimerkkinä kasarmit, harjoitusalueet, autokorjaamot ja uimahallit. Etäisyydet kohteiden välillä ovat monesti pitkiä, sijainnit hankalia ja turvallisuusvaatimukset korkeita. Tosin korkeimman turvaluokituksen kohteet siivoamme Puolustuskiinteistöjen omalla henkilöstöllä", tuotepäällikkö Riitta Häyrinen Puolustuskiinteistöistä kertoo.

Senaatti-kiinteistöt on hyödyntänyt Hanselin eri yhteishankintoja jo pitkään, joten hakeutuminen Siivouspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän piiriin oli luonteva valinta myös Puolustuskiinteistöille.

"Vaikka Senaatti-kiinteistöjen organisaatiossakin on vahvaa hankintaosaamista, halusimme yhdistää voimamme Hanselin kanssa tässä erityisen suurta työmäärää vaativassa kilpailutuksessa. Hanselin asiantuntemuksesta oli meille valtavasti hyötyä niin tarjouspyynnön ja asiakirjojen laatimisessa kuin tarjousten vertailussakin", Senaatti-kiinteistöjen kilpailutusryhmän päällikkö Sanna Niemelä kiittää.

Hanselilta projektiryhmään kuului juristi Petra Huhtalan lisäksi kilpailuttamiskonsultti ja kategoriapäällikkö. 

Kilpailutuksen projektinjohto tuli Senaatti-konsernin hankintatoimelta. Projektinjohtajana toimi hankinta-asiantuntija Annikki Bro. Tuotepäällikkö Riitta Häyrinen vastasi projektista liiketoiminnan osalta ja palvelupäälliköt Marjaana Renvall, Jenny Mara ja Terhi Kulmala hoitivat omat alueensa valtakunnallisesti. Turvallisuusasiantuntijana toimi Sakari Sainio ja varautumiseen liittyvissä asioissa tuki valmiuspäällikkö Jyrki Rikka. 

"Yhteistyö kaikkien kanssa sujui erinomaisesti ja erityisesti Eijan laaja-alainen asiantuntemus puhtausalalta koettiin arvokkaaksi", Bro ja Häyrinen kertovat.

Vastuullisuusvaatimuksilla näkyviin tuloksiin

Puhdistusaineiden ja siivousvälineiden valinnassa Puolustuskiinteistöt edellytti, että ne ovat ympäristölle vähemmän haitallisia. Kilpailutuksessa oli myös muita vaatimuksia ympäristövastuullisuudelle. Lattiapinnat pitää hoitaa koneellisesti ja käyttää timanttilaikkoja, jotta voidaan vähentää peruspesuja ja vahojen käyttöä. Siivoustekstiilit tulee pestä koneellisesti ja pyykinpesukoneissa on oltava annostelujärjestelmä.  

"Tässä kilpailutuksessa sosiaalinen vastuu huomioitiin Hanselin DPS:n työllistämisehdon kautta. Ehto velvoittaa sopimustoimittajan työllistämään palvelukseensa vaikeasti työllistyvän henkilön aina, kun sopimuksessa määritelty myyntiraja täyttyy. On ilo olla mukana vaikuttamassa positiivisesti siivousalan työllistävyyteen", Hanselin kategoriapäällikkö Hirvonen sanoo.

Kilpailutusprojekti vaati paljon sekä hankintatiimiltä että tarjoajilta

Kilpailutus herätti suurta mielenkiintoa Hanselin siivouspalveluiden sopimustoimittajissa. Kirjallisen markkinavuoropuhelun sijaan kilpailutusprosessi käynnistettiin toimittajainfolla, jossa käytiin läpi kilpailutuksen sisältö ja aikataulu sekä esiteltiin kohteet ja niiden turvallisuus-, valmius- ja laatuvaatimukset. Tiukat turvallisuusvaatimukset edellyttävät muun muassa turvallisuusselvityksen tekemistä sopimustoimittajan henkilöstöstä. Kaikissa toimipisteissä pidettiin lisäksi kohde-esittely, johon osallistuminen oli ehto tarjouksen jättämiselle. 

"Pohjois-Suomen palvelupäällikkömme Jenny Mara ajoi yhden kuukauden aikana yli 4 000 kilometriä kohde-esittelyjä tehdessään, mikä kuvastaa hyvin kilpailutuksen mittakaavaa", Häyrinen naurahtaa. 

Saatujen tarjousten tarkistaminen oli tarkkaa ja vaativaa työtä. Hanselin hankintojen tuen tiimi vastasi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistuksesta.  Lisäksi hanselilaiset laativat kilpailutuksen päätösasiakirjat.  Asiakkaan tiimi puolestaan kävi läpi tarjousten laadulliset vertailuperusteet. He myös osallistuivat tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin. 

"Hankinta ja sen myötä tarjouspyyntö oli laaja ja edellytti tarjoajilta huolellisuutta. Valitettavasti osa tarjouksista jouduttiin hylkäämään. Järjestimme tarjousten tarkistamisen jälkeen vielä kaikille halukkaille tarjoajille avoimen keskustelutilaisuuden, jossa käytiin läpi kilpailutusta. Tarjoajat kokivat tilaisuuden hyväksi ja tärkeäksi", Häyrinen kertoo.  

Tarjouspyyntö oli jaettu maantieteellisesti viiteen eri alueeseen. Sopimustoimittajia tuli valituksi kaksi: L&T Siivous Etelä-, Länsi- ja Pohjois-Suomeen ja ISS Palvelut Itä- ja Keski-Suomeen. Sopimuskausi päästiin aloittamaan useimmissa kohteissa marraskuussa 2022. 

Yhteistyöllä hyviin lopputuloksiin 

Kilpailutustiimi oli pieni ja tiivis. Vaikka venymistä vaadittiin, pienen porukan ansiosta yhteinen tavoite pysyi koko ajan kirkkaana mielessä ja toimintatavat yhtenäisinä. Koko kilpailutusprojekti saatiin myös vietyä läpi sovitussa aikataulussa. Kahden vahvan hankintaosaajan ammattitaidon yhdistäminen tuotti laadukkaan lopputuloksen. 

"Yhtenä tavoitteenamme oli saada mahdollisimman samantasoista siivouspalvelua kaikkiin kiinteistöihimme ympäri maata.  Tässä vaiheessa näyttää siltä, että onnistuimme tavoitteessa erinomaisesti", Häyrinen toteaa. 

Puolustuskiinteistöt on puolustushallinnon strateginen kumppani. Vastaamme puolustushallinnon kiinteistöistä, niiden ylläpidosta ja palveluiden järjestämisestä kaikissa turvallisuustilanteissa. Valmius, varautuminen ja vastuullisuus ovat kaiken toimintamme keskiössä. Puolustuskiinteistöt on valtion kiinteistöistä vastaavan Senaatti-kiinteistöjen tytärliikelaitos. Lisätietoa: www.puolustuskiinteistot.fi

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Luomme asiakkaidemme kanssa heidän toimintaansa tukevia työympäristöjä ja vastaamme niiden ylläpidosta. Haluamme tarjota parhaat mahdolliset olosuhteet ja edellytykset tehdä sitä työtä, joka tekee tästä maasta maailman toimivimman ja turvallisimman. Kehitämme valtion kiinteistövarallisuutta ja pidämme huolta kulttuurihistoriallisista kohteista. Vastuullisuus on kaiken toimintamme ytimessä. Lisätietoa: www.senaatti.fi