Poliisin hankinnat saivat uutta suuntaa Hanselin kehittämispalveluista

Poliisin teknologiayksiköllä oli tarve tehdä hankinnat entistä paremmin ja tehokkaammin. Tavoitetta tukemaan otettiin Hansel. Yhdessä luotujen suuntaviivojen avulla mahdollistetaan sekä säästöt että kevyempi työtaakka.

Poliisihallituksen teknologiayksikkö tuottaa koko 10 000 hengen poliisiorganisaation toimitila-, teknologia- ja materiaalihallinnon tukitehtäviä. Keskeinen osa tätä ovat hankinnat, joista materiaalihallinnon osalta poliisissa isolta osin vastaa Poliisin materiaalikeskus. Hansel oli poliisille tuttu kumppani jo yhteishankintojen kautta. Yhteistyö sai uuden ulottuvuuden poliisin hankintojen keskittämisen selvittämishankkeen myötä.

”Joitain vuosia teimme poliisin hallinto- ja tukitehtävien uudelleen arviointiin liittyvää selvitystyötä omin voimin, mutta työlääksi osoittautunut prosessi ei tuolloin johtanut konkreettisiin muutoksiin. Nyt, kun toiminnan kehittämistä koskevassa keskustelussa keskiöön nousi hankintojen keskittämisen selvittäminen, päätimme hyödyntää työssä Hanselin asiantuntemusta. Tämä siitä syystä, että koimme kyseen olevan hyvin spesifistä alasta ja sen edellyttämästä erityisosaamisesta. Toiseksi halusimme selvitystyöhön mukaan asioita poliisihallinnon ulkopuolelta tarkastelevan tahon. Tervehdimme ilolla Hanselin myönteistä, asiakasta palvelevaa suhtautumista asiaan heti alkumetreiltä lähtien” teknologiajohtaja Jyrki Wasastjerna kertoo.

Ei mutuilua, vaan tutkittua tietoa

Projektin lähtökohta oli muodostaa kokonaiskuva kaikista poliisikonsernin hankinnoista, nähdä niin sanotusti metsä puilta.

Halusimme saada kattavan kuvan siitä, minkälaisen kokonaisuuden hankinnat poliisin yksiköissä kautta maan muodostavat, millaisista volyymeista on kyse, kuinka paljon siihen käytetään voimavaroja ja mikä on hankintoihin liittyvän osaamisen jakautuminen maassa ja mahdollisen päällekkäisen työn määrä. Halusimme koota samalla eri yksiköiden näkemykset hankintoihin liittyvistä kehittämistarpeista.”

Projekti aloitettiin Hanselin kanssa tehdyn sopimuksen pohjalta joulukuussa 2018. Tilannekuvan saamiseksi Hanselin kehityspäällikkö teki kattavan haastattelukierroksen ja veti lähes 10 työpajaa. Selvitystä tuettiin kyselyin sekä esimerkiksi spend-analyysin keinoin.

”Spend-analyysi oli meille silmiä avaava ja havahduttava. Ihailin sitä tyyliä, jolla Hanselin kehityspäällikkö sai muodostettua haastatteluista ja työpajoista aika ajoin varsin rönsyilevästäkin keskustelusta selkeän koosteen ja kokonaiskuvan. Osallistujat kokivat työpajat hyödyllisiksi, ja niitä jopa toivottiin selvitystyön aikana vielä lisää alun perin sovittujen jatkoksi. Selvitystyö edetessä kävi ilmi, että yksiköiden näkemykset haasteista ja keskittämisestä olivat melko yhteneviä. Tämä loi erinomaisen pohjan jatkotoimille.” 

Dataa kerättiin myös Rondon ostolaskuaineistosta, toimittajaraporteista, sähköisen kilpailuttamisen Hanki-palvelusta sekä hankintailmoituksista. Hanselin kehityspäällikön tehtävä oli paitsi mittavan aineiston kokoaminen, myös sen analysointi.

”Emme millään olisi kyenneet näin laajaan työhön ilman Hanselilta saamaamme vetoapua ja osaamista. Yhteistyössä merkillepantavaa oli Hanselin myönteisyys, palvelualttius ja erityisesti asiantuntemus, jolla mittava projekti vietiin maaliin”, Wasastjerna sanoo.

Lopputuloksena selkeä suunta

Selvittämistyön aikaansaannos ei ole pelkkää paperia. Projektin loppuraportti sisältää suuren tietomäärän lisäksi paljon kehitysehdotuksia, joiden toteutuksesta tekee päätökset poliisiylijohtaja vuoden 2020 alussa. Päätösten jälkeen haluttuja muutoksia lähdetään toteuttamaan erillisellä projektilla poliisiylijohtajan linjausten mukaisesti.

”Loppuraportti avasi silmämme monille asioille, joita olisi järkevää lähteä muuttamaan. Uskon, että tehtyjen linjausten jälkeen meillä on mahdollisuus ottaa hankintatoimen kehittämisessä tuntuvia tiikerinloikkia toiminnassamme.”

”Suosittelen lämpimästi vastaavanlaista projektia ja ennen muuta hankinta-analyysien tekemistä kaikille hankintaa tekeville valtion toimijoille ja etenkin niille, ketkä tarvitsevat apua suuremman kokonaisuuden hallintaan ja läpileikkaukseen hankintojen todellisesta tilanteesta. Ulkopuolinen asiantuntija-apu nostaa esiin niitä tarpeita, joilla organisaatiot voivat päivittää hankintatoimensa nykyaikaiseksi, tuottavaksi ja tehokkaaksi sekä vastaamaan tulevan vuosikymmenen tarpeita”, Wasastjerna toteaa. 

Poliisihallituksen tehtävänä on suunnitella, johtaa, kehittää ja valvoa poliisitoimintaa ja sen tukitoimintoja. Lisäksi se vastaa poliisin palvelujen tasapuolisesta saatavuudesta maan eri osissa, päättää poliisiyksiköiden välisestä yhteistoiminnasta sekä vastaa poliisiyksiköiden tulosohjauksesta. Lue lisää poliisihallituksen julkisista hankinnoista.