Hanselin yhteishankinnat helpottavat hankintoja Porvoossa

Kun tuotteiden ja palveluiden ostomäärät ovat suuria, kannattaa käyttää yhteishankintoja. Hansel kilpailuttaa julkisen sektorin käyttöön kymmeniä yhteishankintoja vuosittain. Laaja valikoima kattaa useat eri toimialat.

Porvoon kaupungin hankintapäällikkö Tarja Juvonen on päässyt tutustumaan Hanselin yhteishankintoihin, sillä kaupunki on jo ehtinyt olla monessa mukana KL-Kuntahankintojen ja Hanselin yhdistymisen jälkeen.

"Olemme käyttäneet sekä puitesopimuksia että dynaamisia hankintajärjestelmiä. Niillä olemme tehneet keskitettyjä hankintoja, jotka koskevat kaikkia toimialoja, kuten osto- ja leasingautot, toimistotarvikkeet ja -kalusteet. Suuren volyymin tuotteita, joilla on selvä hintaetu", Juvonen summaa.

Hanselilla on käytössä kaksi eri yhteishankintamallia: puitejärjestely ja dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS. Hankintoja tekevät asiakkaat liittyvät puitejärjestelyihin ennen kuin Hansel julkaisee tarjouspyyntönsä. Sopimuskausi on yleensä neljä vuotta, ja toimittajat kilpailutetaan aina koko sopimuskauden ajaksi.

Dynaaminen hankintajärjestelmä puolestaan on tapa tehdä julkisia hankintoja yksinomaan sähköisiä viestintätapoja käyttäen. Puitejärjestelyyn verrattuna isoin ero on se, että sekä asiakkaita että soveltuvuusehdot täyttäviä toimittajia voi tulla mukaan milloin vain sopimuskauden aikana.

Tarja Juvonen kertoo Porvoon kaupungin olevan tällä hetkellä mukana aurinkovoimaloiden, suojavarusteiden, johtamisen ja kehittämisen konsultoinnin sekä viestintä- ja markkinointipalveluiden DPS:issä.

"Meidän kannaltamme ei ole käytännön merkitystä, onko kyseessä perinteinen puitejärjestely vai DPS. Molemmissa tehdään minikisa, ja tarvittavat dokumentit ja asiakirjamallit löytyvät Hanselista", Juvonen toteaa.

DPS:ien hyödyntämisessä Porvoo on vielä alkumetreillä, mutta kokemukset ovat Juvosen mukaan olleet hyviä.

"Suojavarusteista on pari kisaa tehty ja aurinkovoimaloissa ensimmäinen on tulossa. Viestintä- ja markkinointipalveluiden osalta palastelimme kokonaisuutta niin, että osa kilpailutetaan DPS:ssä ja osa tehdään itse. Haluamme löytää erityyppisiin hankintoihin sopivat ratkaisut."

Hanselin tekemä taustatyö säästää aikaa ja rahaa

Parhaimmillaan yhteishankinnat helpottavat hankintoja tekevien organisaatioiden työtä ja parantavat hankintatoimen tuottavuutta. Yhteishankintojen avulla vastuullisten ja onnistuneiden hankintojen teko sujuu ilman avointa kilpailutusta. Suuret ostovolyymit mahdollistavat hyvät hinta- ja sopimusehdot.

"Olemme iloisia, että pääsemme Hanselin yhteishankintoihin mukaan. Tärkeät vastuullisuusasiat on huomioitu ihan eri tavalla, kuin jos kilpailutuksen tekisi itse", Juvonen vahvistaa.

Itse kilpailuttaessa joutuu miettimään myös toimittajien soveltuvuusehtoja. Hanselin yhteishankinnoissa tämä työ on jo tehty.

"On loistavaa, että DPS:ssä on valmiit toimijat, joiden perusasiat ovat kunnossa. Itse voi vain pyytää tarjousta, eikä tarvitse miettiä soveltuvuusvaatimuksia. Hankinta vie aina oman aikansa, mutta nopeimmillaan pääsemme tarjouspyynnöstä päätökseen kolmessa viikossa", Juvonen kiittelee.

Hanselin asiakkaat pääsevät halutessaan vaikuttamaan myös kilpailutusten valmisteluun muun muassa asiakastyöryhmissä. Juvonen kertoo, ettei Porvoo ole tätä mahdollisuutta vielä hyödyntänyt.

"Luotamme siihen, että Hanselissa meidän tarpeemme tulee huomioitua. Jos eteen tulisi jotain erityistä, niin antaisimme sen toki tiedoksi."

Tarjolla tukea, työkaluja ja mallipohjia

Hanselin tarjoamat mallipohjat ja dokumentit ovat olleet Porvoon kaupungille iso etu.

"Olemme muokanneet pohjia oman prosessimme mukaan. Etenkin IT-konsultoinnin ensimmäistä minikisaa tehdessä valmiit dokumentit olivat kullanarvoisia. Pystimme hahmottamaan mitä pitää ottaa huomioon ja mitä kaikkea on jo sovittu", Juvonen kehuu.

Porvoo aikookin jatkossa hyödyntää Hanselin palveluita entistä enemmän.

"Näin voimme keskittyä niihin hankintoihin, joita haluamme tehdä itse, kuten sote-palveluihin. Haluamme tehdä tiettyjen suunnittelualojen kilpailutukset itse, jotta voimme lain sallimissa puitteissa painottaa Porvoolle tärkeitä asioita, joita ei laajasti kilpailuttaessa voi huomioida", Juvonen kertoo.

Moni asia vaikuttaa hankintojen suunnitteluun, strategisista linjauksista ja hankintamääristä omiin resursseihin ja asiantuntemukseen.

"Hansel osaa kilpailutuksen, homma menee kerralla maaliin ja tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset muun muassa taloudellisen tilanteen ja referenssien osalta on mietitty. Helpoimmillaan voi pyytää pelkkää hintaa, ja jos on omia lisävaatimuksia, niin ne voi omaan kisaan lisätä ja räätälöidä", Juvonen muistuttaa.

Hansel.fi-verkkopalvelu on täynnä tietoa

Juvosen mielestä Hansel tarjoaa kunnille erittäin hyviä vaihtoehtoja. Hansel.fi-verkkopalveluun rekisteröitymällä saa käyttöönsä runsaan tietopankin.

"Avoimuus on Hanselilla iso etu. Verkossa on hyvin paljon tietoa, mikä voi ensin vähän hämmentää. Sitten kun sivuston sisältö hahmottuu, niin siitä on todella iso etu. Ei tarvitse soitella tai lähettää sähköposteja.  Jos tarvitsee lisätietoja, niin on helppo ottaa oikeaan ihmiseen yhteyttä ja saa vastaukset suoraan", Juvonen kehuu.

Juvonen kannustaa kollegojaan tutustumaan verkkopalveluun.

"Ehdottomasti kannattaa rekisteröityä ja katsoa mistä on kyse. Niin voi tehdä ilman että sen enempää sitoutuu mihinkään", hän vinkkaa.

Porvoo sijaitsee Suomen etelärannikolla Uudenmaan maakunnassa. Porvoossa on yli 50 000 asukasta, joista noin 30 % ruotsinkielisiä. Lue lisää Porvoon kaupungin julkisista hankinnoista.