Hansel tarjosi tukea hyvin­vointi­alueen hankinta­starttiin

Kaikilla hyvin­vointi­alueilla hankinta-ammattilaisilla oli kiireistä vuonna 2023 – uusia organisaatioita pistettiin pystyyn ja samaan aikaan purettiin valmistelu­ajalta siirtynyttä kilpailutus­sumaa. Lapin hyvin­vointi­alueella avuksi otettiin Hanselin yhteis­hankinnat ja asian­tuntija­palvelut. Yhdessä tehtiin hankintoja, laadittiin hankinta­strategiaa ja pohdittiin tuottavuus­kysymyksiä.

Lapin hyvin­vointi­alue muodostettiin 27 organisaatiosta. Jokaisella oli omat toiminta­tapansa ja -⁠kulttuurinsa. Hankintojen osalta näitä alettiin yhden­mukaistaa 16 hengen hankinta­palvelut-yksikössä, jota vetää hankinta­päällikkö, yksikön­johtaja Hilkka Neuvonen.

”Aloitimme hankinta­toimen keskittämisen jo Lapin sairaan­hoito­piirissä ja nyt hyvin­vointi­alueella teemme kaikki kynnys­arvon ylittävät hankinnat yhdessä paikassa”, kertoo Neuvonen.

Hyvinvointialueen hankinta­yksikkö muodostui käytännössä sairaan­hoito­piirin ammattilaisista, joille monipuoliset hankinnat olivat jo tuttuja. Niihin lukeutuu monen­laisia terveyden­huollon palvelu- tavara-, ICT- sekä muita teknisiä hankintoja. Hyvin­vointi­alueella hankkijat ovat näiden lisäksi saaneet tutustua sosiaali­palveluiden hankkimisen maailmaan. Ensimmäisen vuoden aikana osaavaa tiimiä on vahvistettu onnistuneilla rekrytoinneilla ja hankinta­toimea on organisoitu kategorioittain.

”Haluan antaa poliittisille päättäjille ja johdolle kiitosta siitä, että meillä hankintojen merkitys on ymmärretty ja meillä on toiminta­edellytyksiin panostettu”, Neuvonen toteaa.

Valmisteluajan jälkeen hankinta­toimen ja hankintojen kehittämis­toimien suunnittelua ja toteuttamista on jatkettu määrä­tietoisesti. Yhtenä onnistuneena esimerkkinä Neuvonen mainitsee hankinta­kalenterin julkaisun kesäkuussa 2023. Erityisesti potentiaalisilta toimittajilta on saatu kiitosta siitä, että näkymää tuleviin kilpailutuksiin avataan jo hyvissä ajoin. Suunnitelmien julkaisu on ikään kuin ennakoivaa markkina­vuoro­puhelua, ja hankintojen suunnittelua on tavoitteena tehdä yhä ennakoivammin.

Lisäkäsiä Hanselista

Hanselilaiset tulivat Lapin hyvin­vointi­alueen avuksi heti vuoden 2023 alkupuolella, kun kilpailutuksia oli pöydällä enemmän kuin oma väki ehti tehdä. Kilpailutus­palvelun asian­tuntijoiden apua tarvittiin muutamiin projekteihin, joissa hankinnan kohteena oli rakennuttamiseen liittyviä palveluja sekä teknisiä laitteita ja niiden asennusta. Touko­kuussa aloitettiin hankinta­strategian laatiminen Hanselin kehittäjien tukemana.

”Hankintastrategia on oikein onnistunut! Sillä on vahva yhteys kansalliseen hankinta­strategiaan ja hyvin­vointi­alueen pää­strategiaan. Minua miellyttää loppu­tuloksen selkeys ja konkretia. Hankinta­strategian tuella on helppo lähteä toteuttamaan toimen­piteitä”, Neuvonen kiittelee.

Lapin hyvin­vointi­alueen hankinta­strategiaa valmisteltiin laajasti. Pohjaksi tehtiin nyky­tilan, hankinta­toimen kypsyys­asteen ja toiminta­ympäristön tarkastelut. Työ­pajoissa oli mukana osallistujia kaikilta toimi­aloilta ja eri yksiköistä. Kenellä tahansa kiinnostuneella oli myös mahdollisuus osallistua verkko­aivo­riiheen ja strategia­luonnos kävi ennen hyväksymistä avoimella lausunto­kierroksella. Hankinta­strategiassa toistuu viisi hyvin­vointi­alueen strategian mukaista teemaa, jotka ovat asiakas­kokemus, henkilöstö­kokemus, hyvä johtaminen, talouden tasapaino ja vaikuttavuus.

Vuoden loppu­puolella alkoi myös toinen projekti Hanselin hankinta­toimen kehittäjien kanssa. Siinä pureuduttiin tuottavuuteen monelta kantilta, ei vain ostojen näkö­kulmasta.

”Säästöpaineet ovat hyvin­vointi­alueilla todella mittavat. On tärkeää ulottaa tuottavuus­pohdinnat ihan koko ketjuun alkaen hankintojen suunnittelusta ja päättyen hankinta­sopimuksiin. Näin on mahdollista löytää tehokkaita sopeuttamis­toimen­piteitä laajasti”, Neuvonen pohtii ja kiittää hanselilaisia hyvästä ohjauksesta säästö­kohteiden tunnistamisessa.

Hyvin johdettua hankintaa

Lapin hyvin­vointi­alueella hyödynnetään myös yhteis­hankintoja, joiden käytöstä saadaan volyymi­etua. Hyvin­vointi­alueella pyritään tunnistamaan ne yhteis­hankinnat, joista saadaan myös helpotusta omaan hallinnolliseen työhön sopimus­kauden aikana.

”Käymme aina hankintaa suunnitellessamme läpi yhteis­hankinta­vaihto­ehtoja hankinta­palvelujen ja substanssi­yksikön kanssa. Yhteis­hankintoja pyritään suosimaan, mutta toki arvioimme liittymisen aina huolella strategisen sopivuuden sekä taloudellisuus­etujen näkö­kulmasta”, Neuvonen kertoo.

Kehitystyön myötä Lapissa on innostuttu myös hankintojen tiedolla johtamisesta, ja Neuvonen kehottaakin kaikkia hyödyntämään Hankinta­pulssi-palvelua. Tehdyistä hankinnoista kertynyttä tietoa hän käyttää apuna muun muassa hankintojen valmistelussa, talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä myös sopeuttamis­toimien tunnistamisessa. Myös hiili­jalan­jälki­tiedot ovat ahkerassa käytössä.

Hyvinvointialueella hankintoja tehdään määrällisesti paljon, ja ne ovat hyvin vaihtelevia. Neuvonen kiittää Hanselia moni­puolisesta tuesta ja siitä, että hänen kehitys­ajatuksiinsa on aina suhtauduttu vastaan­ottavaisesti. Lapin hyvin­vointi­alue otti esimerkiksi ensimmäisenä käyttöön sähköisen raja­pinnan talous­hallinnon järjestelmänsä ja Hankinta­pulssin välillä. Seuraaviakin yhteis­työ­aihioita Neuvosella on jo mielessä, jotta hankintojen koko elin­kaari olisi jatkossa entistäkin paremmin hoidettu.

Lapin hyvinvointialue järjestää Lapin julkiset sosiaali-, terveys- ja pelastuspalvelut. Lue lisää lapha.fi.