Julkiset hankinnat ja harhaluulot

Julkisiin hankintoihin liittyy usein erilaisia harhaluuloja ja väärinkäsityksiä. Tutustu tyypillisimpiin hankintaharhaluuloihin ja lue millaisilla hankintafaktoilla ne kumotaan! 

Hankintaharhaluulo #1
Hintaa valintakriteerinä käytettäessä ei voi saavuttaa laatua

HANKINTAFAKTA
Laadulliset tavoitteet voi asettaa ehdottomiksi vaatimuksiksi 

Usein ajatellaan, että edullinen hinta kumoaa korkean laadun. Vaikka hinta poikkeuksellisesti olisikin kilpailutuksen ainoa valintakriteeri, on tarjouspyynnössä monta muutakin tekijää.

Esimerkkejä ehdottomista vaatimuksista, jotka takaavat halutun laadun: 

• tarjottava lyijykynä ei saa sisältää haitallisia aineita 
• kouluttajalla täytyy olla vaadittu kokemus koulutusaiheesta 
• kuljetuspalvelun voi toteuttaa vain tietyn päästörajan alittavalla ajoneuvolla 

Hinta on harvoin ainoa valintakriteeri ja laatua voidaan edellyttää monella tavalla. Edullinen hinta ei myöskään aina tarkoita huonoa laatua. 

Lue myös lakiasianjohtajamme Eija Kontuniemen blogi

Hankintaharhaluulo #2
Julkinen hankkija ei voi keskustella potentiaalisten tarjoajien kanssa

HANKINTAFAKTA
Hyvin tehty markkinavuoropuhelu takaa onnistuneen hankinnan 

Julkinen kilpailuttaja saattaa olla varpaillaan ja pelätä keskustelun avaamista potentiaalisten tarjoajien kanssa. Alan toimijoilta voi kuitenkin saada tärkeää markkinatietoa hankinnan kohteesta sekä tarkempaa tietoa esimerkiksi mahdollisista toimitusajoista, sopimusehdoista ja hinnoittelusta. Perusedellytys onnistuneelle tarjouskilpailulle ja hankinnalle on tarjouspyyntö, joka sisällöltään vastaa markkinatilannetta. 

Markkinakartoitusta voidaan suorittaa useammalla eri tavalla: 

• tarjouspyyntömateriaalin voi lähettää toimittajille kommenteille 
• tulevasta tarjouskilpailusta voi pitää infotilaisuuden 
• toimittajien kanssa voi keskustella  

Markkinakartoituksen toteuttamistavasta riippumatta tärkeintä on kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. On myös tärkeää muistaa keskustelun ajoitus – kun tarjouspyyntö on ulkona, on keskustelun aika ohi. Markkinavuoropuhelu on tärkeää myös asiakkaan omassa minikilpailutuksessa.

Lue kategoriapäälliköidemme markkinavuoropuhelua käsittelevät blogit: 

• Markkinavuoropuhelu on vapaaehtoista, mutta kannattako sitä jättää väliin?
• Anteeksi, etten vastannut

 

Hankintaharhaluulo #3
Julkisten hankintojen pitää tukea kotimaisia yrityksiä ja paikallista elinvoimaa 

HANKINTAFAKTA
Kaikkia EU:hun rekisteröityjä tarjoajia tulee kohdella tasapuolisesti 

Moni toivoo, että julkiset hankinnat tehtäisiin vain suomalaisilta yrityksiltä. EU on kuitenkin yhtä sisämarkkina-aluetta ja kaikilla tarjoajilla pitää olla yhtäläiset mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin. Joissakin tapauksissa on kuitenkin perusteltua asettaa vaatimuksia, joihin kotimaisten tarjoajien on muita helpompi vastata. 

Esimerkkejä vaatimuksista: 

• elintarvikkeen kuljetusmatkaa rajataan esimerkiksi säilyvyyden takia 
• tapahtumatilan pitää sijaita lähellä sen käyttäjiä 
• palveluntarjoajan pitää saapua asiakkaan luo tietyssä määräajassa 

Julkisten hankintojen periaatteet ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus. Hankintalaki ja sen mukaan tehdyt kilpailutukset varmistavat, että nämä toteutuvat julkisissa hankinnoissa. Lisätietoa julkisen hankinnan periaatteista Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosivuilla.

Hankintaharhaluulo #4
Sopimuskaudella voi myydä muuta kuin mitä tarjosi

HANKINTAFAKTA
Tarjous on sitova

Hankintayksiköllä on oikeus luottaa siihen, että se saa sovitut tuotteet ja palvelut siihen hintaan, mitä tarjouksessa luvattiin. Sopimustoimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa tuotteita ja palveluita toisiksi, paitsi jos vaihdon säännöt on kirjattu sopimukseen ja vaihdettavat tuotteet ovat olleet kilpailutuksessa mukana. Hintojen pitää olla sopimusehtojen mukaiset koko sopimuskauden ajan. Esimerkiksi Hanselin yhteishankintojen tarjouspyyntöjen liitteenä on aina hintaehdot ja hintojen muutosehdot.

Hankintayksikön on oltava tarkkana näiden kanssa sopimuskaudella:

• hankinnan arvon kertyminen sopimuskauden aikana
• tuote- tai palveluvalikoiman sopimuksenmukaisuus
• hintoihin liittyvät ehdot 

Kilpailutus ei siis yksin riitä, vaan hankinnan tavoitteiden toteutuminen varmistetaan sopimusvalvonnan kautta. Tarjouspyyntö pitää laatia niin hyvin ja yksityiskohtaisesti, että sen toteutumisen seuraaminen on helppoa. 

Hankintaharhaluulo #5
Yhteishankintaa käyttävän hankintayksikön omat tavoitteet eivät toteudu

HANKINTAFAKTA
Yhteishankinta antaa hyvän pohjan hankintayksikön omien tavoitteiden saavuttamiselle

Yhteishankintaa voidaan joskus luulla ”valmiiksi paketiksi”, jossa kaikki on ennalta tarkasti määritelty. Esimerkiksi Hanselissa monet yhteishankintaan sisältyvät vaatimukset on otettu mukaan asiakastyöryhmän toiveiden mukaisesti. Lisäksi asiakas voi minikilpailutuksessaan täsmentää tarpeitaan ja vaatimuksiaan vaikkapa vastuullisuuden tai laadun suhteen. Myös yhden toimittajan mallissa on tarjolla runsaasti valikoimaa, mikä auttaa strategisten valintojen tekemisessä.

Hankintayksikkö voi yhteishankintaa käyttäessään:

• todentaa tavoitteidensa toteutumisen yhteishankintaan sisällytettyjen vastuullisuusvaatimusten avulla
• asettaa yhteishankinnassa sovitun lisäksi täsmennyksiä ja lisävaatimuksia minikilpailutuksessaan
• valikoida esimerkiksi elintarvikkeiden yhteishankintatarjonnasta luomutuotteita, jos tämä on strategisesti tärkeää

Yhteishankintojen valmistelu on aikaa vievää ja paljon asiantuntemusta vaativaa työtä. Ennen tarjouspyynnön julkaisua on selvitetty huolella asiakkaiden tarpeet ja markkinatilanne, joiden pohjalta syntyy laadukas, vastuullinen ja toimiva kokonaisuus.

Hankintaharhaluulo #6
Kansainväliset jätit voittavat aina kilpailutukset

HANKINTAFAKTA
Pk-yrityksiä on sopimustoimittajistamme 56 prosenttia ja toimittajiemme alihankkijoista yli 90 prosenttia

Ajatteletko, että julkisissa hankinnoissa voivat menestyä vain kansainväliset suuryritykset? Usein näin väitetään, mutta se ei pidä paikkaansa. Esimerkiksi Hanselin sopimustoimittajista 56 prosenttia on pk-yrityksiä. Heidän ohellaan myös laaja joukko pienempiä alihankkijayrityksiä palvelee asiakkaitamme. 

Tapoja, joilla tervettä kilpailua tuetaan

• jaetaan hankinta maantieteellisiin alueisiin, tuote- tai palveluryhmittäin tai asiakasryhmittäin
• asetetaan tarjoajayrityksille maltilliset vaatimustasot
• dynaamisiin hankintajärjestelmiin pääsevät mukaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat  

Pienet yritykset voivat myös jättää tarjouksia yhdessä ryhmittyminä, jolloin ne pystyvät toimittamaan suuremmankin kokonaisuuden. Lue aiheesta lisää vuosikertomuksestamme!

Hankintaharhaluulo #7
Tarjouspyynnön saa räätälöidä tietylle yritykselle

HANKINTAFAKTA
Tarjouspyyntö täytyy laatia niin, että markkinatoimijat voivat tarjota tasapuolisesti eikä kilpailua estetä

Kun hankintailmoitus julkaistaan, tulee potentiaalisille tarjoajille joskus olo, että tarjouspyyntö olisi valmiiksi pedattu jollekin kilpailijalle. Hankintalaki edellyttää, että markkinatoimijat voivat tarjota tasapuolisesti eikä kilpailua estetä. 
Hyvän hankintatavan mukaan hankinnan valmistelun aikana markkinavuoropuheluun kutsutaan mukaan kaikki potentiaaliset tarjoajat julkisella ennakkoilmoituksella. 

Esimerkiksi Hanselin tarjouspyynnön valmistelussa otetaan huomioon:

• asiakkaiden hankintatarpeet
• potentiaalisten tarjoajien näkemykset markkinatilanteesta ja tuote-/palvelutarjonnasta 
• toimialan erityispiirteet

Keskustelua saatetaan käydä puoli vuottakin, ja tarjouspyyntömateriaalit laaditaan tarjoajien kanssa käydyn keskustelun sekä asiakkaiden tarpeiden pohjalta. Omat näkemyksensä pitää siis kertoa hankintayksikölle jo ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen kannattaa! 

Hankintaharhaluulo #8
Sosiaalista vastuuta ei voi edistää julkisten hankintojen avulla 

HANKINTAFAKTA
Useissa julkisissa hankinnoissa voidaan edistää sosiaalista vastuuta vaatimalla esimerkiksi työ- ja ihmisoikeuksien tai ihmisarvoisen työn toteutumista 

Globaali huoli sosiaalisen vastuullisuuden toteutumisesta hankinnoissa on suuri. Julkisissa hankinnoissa asiaan kiinnitetään koko ajan yhä enemmän huomiota ja etsitään tapoja varmistua vastuullisuuden toteutumisesta myös haastavissa oloissa. Sosiaalista vastuuta ei välttämättä voi huomioida ihan jokaisessa julkisessa kilpailutuksessa, mutta usein siihen liittyviä vaatimuksia voi ottaa mukaan tarjouspyyntöön. 

Meillä Hanselissa on käytössä esimerkiksi Code of Conduct -sopimusliite, jossa: 

• määritellään sosiaalisen vastuullisuuden vähimmäistaso 
• ulotetaan vaatimukset myös koko toimitusketjuun 
• lisätään avoimuutta hankintayksikön ja toimittajan välillä 

Vaaditut asiat pohjautuvat YK:n ja OECD:n kansainvälisiin periaatteisiin ja toimintaohjeisiin. Ensimmäisenä liitimme Code of Conduct -vaatimukset tietokoneiden yhteishankintaamme vuonna 2018. Sen jälkeen olemme jatkaneet määrätietoista työtämme ihmisarvoisemman hankintamaailman puolesta.