Markkinavuoropuhelu on vapaaehtoista, mutta kannattaako sitä jättää väliin? 

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Hankintayksiköissä voidaan puhua markkinavuoropuhelusta, virallisemmin teknisestä vuoropuhelusta tai laajemmin markkinakartoituksesta, kuten hankintalaissa on tehty. Yhtä kaikki kyseessä on toistaiseksi vapaaehtoinen hankinnan valmisteluun liittyvä vaihe, jonka sisältöä ei ole hankintalaissa tarkasti saneltu.  

Hankintalakikokonaisuutta ollaan nyt uudistamassa, ja yksi tärkeä kohta, jota ollaan muuttamassa, koskee markkinakartoituksen edistämistä. Lakiluonnos on lausuntokierroksella 11.3.2025 asti, ja lakimuutosten on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2026 alussa. Esityksen mukaan markkinakartoitusta koskevia sääntöjä tarkennettaisiin, ja hankintayksiköitä kannustettaisiin markkinakartoituksen nykyistä laajempaan käyttöön hankinnan valmistelussa. Markkinakartoituksen käytön tärkeyttä hankinnan huolellisessa suunnittelussa korostetaan ja jatkossa markkinakartoitus olisi pakollista, kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 10 miljoonaa euroa. Markkinavuoropuhelu ei siis jatkossakaan ole läheskään aina pakollinen osa hankintaa, mutta se on ehkä tärkein yksittäinen askel, kun halutaan varmistaa hankinnan onnistuminen. Vähänkään monimutkaisemmassa hankinnassa en itse rohkenisi jättää käyttämättä tätä ”oljenkortta”!

Markkinakartoituksen tavoitteena on, että valmistelussa olevasta hankinnasta onnistutaan tekemään kaikkien osapuolten tarpeita mahdollisimman hyvin palveleva. Riittävä tieto markkinoiden tarjonnasta ja toimijoista on tärkeää, jotta hankinta voi onnistua parhaalla mahdollisella tavalla, ja sille asetetut tavoitteet saavutetaan. Yksi tapa kerätä tietoa on käydä hankinnan valmisteluvaiheessa markkinavuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa voi selvittää, ovatko alustavat suunnitelmat toteutuskelpoisia toimittajan kannalta. On hyödyllistä kuunnella ennakkoon potentiaalisten tarjoajien näkemyksiä siitä, minkälaisia ominaisuuksia on tarjolla, mitkä asiat vaikuttavat saatavuuteen tai millaiset sopimusehdot tai hinnoittelumallit ovat toimialalla tarkoituksenmukaisia. 

Osaanko toteuttaa markkinavuoropuhelun?

Markkinavuoropuhelussa tyyli on vapaa, ainakin jos sitä vertaa varsinaisen hankintamenettelyn tarkasti kontrolloituun taiteenlajiin. Ehdotetun hankintalakimuutokseen jälkeenkin toteutustapa on edelleen pitkälti hankintayksikön harkinnassa. Avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden periaatteet on toki kuitenkin muistettava. 

Markkinavuoropuheluun voi kuulua esimerkiksi yhteinen infotilaisuus, jossa hankintayksikkö kertoo tulevasta hankinnasta. Jos toimittajakunta on rajallinen, voi potentiaalisia toimittajia tavata myös erikseen. Tärkeintä on huolehtia siitä, että kaikki toimittajat saavat samat tiedot valmisteilla olevasta hankinnasta ja heillä on samat mahdollisuudet kommentoida hankinta-asiakirjoja. Hankintayksikön toiminnan tulee aina olla avointa ja läpinäkyvää. 

Kenties yksinkertaisin tapa käydä markkinavuoropuhelua on esittää mukaan ilmoittautuneille toimittajille suoria kirjallisia kysymyksiä tietyistä hankinnan toteutuksen kannalta keskeisistä asioista tai pyytää kommentteja alustaviin hankinta-asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin. Tällaisena markkinavuoropuhelu on helppo käydä varsin kevyesti ja vikkelästi!

Markkinavuoropuhelun kautta hankintayksikkö voi tiedottaa tulevista suunnitelmistaan markkinoille ja innostaa toimittajia osallistumaan tarjouskilpailuun. Riittävä tarjousten määrä takaa aidon kilpailun ja sitä kautta edistää parhaan mahdollisen lopputuleman saavuttamista. 

Miksi kuunnella tarjoajia, jos kerran ei ole pakko?

Samankaltaisten hankintojen toistuessa tulee helposti kopioitua elementtejä aiemmin toteutetuista, onnistuneiksi koetuista hankinnoista. Usein olisi kuitenkin hyvä tarkastella aiempia hankintoja kriittisesti ja lähteä liikkeelle ”puhtaalta pöydältä”.

Markkinavuoropuhelu on hyödyksi etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotain uutta, kuten totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä, uudenlaisia valintakriteerejä tai muuttuneita sopimusehtoja.

Markkinavuoropuhelu on tällöin hyödyksi etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotakin uutta, kuten totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä, uudenlaisia valintakriteerejä tai muutettuja sopimusehtoja. Markkinavuoropuhelusta saatava tieto voi lisätä rohkeutta kokeilla jotain luovaa – uskallanko jopa sanoa innovatiivista – ratkaisua, joka saattaakin osoittautua perinteisen tutun ja turvallisen kaavan toistamista toimivammaksi valinnaksi.

Tarjoaminen julkisiin hankintoihin on taitolaji. Jos julkisen hankinnan käytännöt eivät ole tuttuja, tuhti asiakirjapaketti täynnä juridisia sudenkuoppia ei välttämättä aukene tarjoajalle siten kuin hankintayksikkö on toivonut. Molemmille osapuolille harmillisinta on, jos väärinkäsitys johtaa tarpeettomasti virheeseen tarjouksen tekemisessä. Markkinavuoropuhelun tuloksena tarjouspyynnön selkeys ja ymmärrettävyys voivat parantua, ja saadut tarjouksetkin ovat laadukkaampia ja virheettömämpiä. Parhaimmillaan markkinavuoropuhelu edistää vilkkaan ja tasokkaan kilpailun aikaansaamista.

Useimmiten potentiaaliset tarjoajat ovat ilahtuneita mahdollisuudesta ottaa etukäteen kantaa hankinnan valmisteluun, etenkin, kun julkisissa hankinnoissa tarjouspyynnön julkaisun jälkeen kaikki vuorovaikutteisuus on huomattavasti säädellympää ja määrämuotoista. Se että markkinoiden toimijoiden näkemyksiä on kuultu (ja vieläpä aidosti kuunneltu!) hankinnan valmisteluvaiheessa, voi kenties auttaa toimittajaa myös hyväksymään itselleen epäsuotuisan lopputuloksen kilpailutuksessa.

Hankinnan suunnittelu kannattaa aloittaa riittävän ajoissa, ettei tule kiireen vuoksi hosuttua. Kiireisellä kilpailuttajalla voi olla huolena, että markkinavuoropuheluun ei riitä aikaa. Enemmän kallista peliaikaa menee kuitenkin varmasti hukkaan silloin, jos tarjousaikana tuleekin esiin muutostarve, joka olisi liian suuri korjattavaksi ilman koko hankinnan keskeyttämistä. Vieläkin ankarammin hätähousua voi harmittaa, jos tarjousajan päätteeksi todetaan, ettei tarjouspyyntöön saatukaan yhtään vaatimukset täyttävää tarjousta. Kummassakin tapauksessa paluu lähtöruutuun olisi saattanut olla estettävissä markkinavuoropuhelulla. 

Lakimuutosluonnoksessa ehdotetaan, että ennen tarjouskilpailua toteutettu markkinakartoitus muodostaisi myös poikkeuksen hankintamenettelyn pakolliseen keskeyttämiseen tilanteessa, jossa tarjouskilpailuun saadaan vain yksi tarjous.  Lakiluonnoksessa on siis ehdotettu, että kilpailutus on uusittava, jos on saatu vain yksi tarjous. 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja potentiaalisten tarjoajien osallistaminen hankinnan valmisteluvaiheeseen on usein tärkeä osa tuloksekasta ja myös sopimuskaudella toimivaa hankintaa. Jos hankinnan onnistuminen on sinulle tärkeää, uskallatko jättää markkinavuoropuhelun käymättä?