Hanselin compliance-toiminto 5 vee!

Compliance-ohjelmamme täytti lokakuussa viisi vuotta. Vuosien varrella on kehitytty pallerosta taaperoksi, on otettu ensiaskelia, harjoiteltu, toistettu ja nyt ollaan jo viiden vuoden iässä. Jotain olemme oppineet, mutta vielä on paljon opittavaa.

Compliance-toimintomme perustettiin vuonna 2019. Taustalla oli kehityshanke, jossa tunnistettiin riskejä, kartoitettiin ja kirjoitettiin ohjeistuksia, otettiin käyttöön ilmoituskanava, määriteltiin organisoituminen ja raportointivastuut, perustettiin tiimi ja koulutettiin talon väki. Asiat olivat hyvällä mallilla aiemminkin, mutta 2019 eettisestä ja vaatimustenmukaisesta toiminnasta tuli systemaattisempaa ja tavoitteellisempaa.

Kuluneiden viiden vuoden aikana olemme viilanneet prosesseja ja ohjeistuksia, neuvoneet ja tukeneet henkilöstöä, seuranneet jatkuvasti kehittyvää lainsäädäntöä ja yhteiskunnallista keskustelua, tutkineet muutamia ilmoituksia ja sparrailleet sidosryhmien kanssa. Olemme mukana myös uusien hanselilaisten perehdytyksessä ja järjestämme vuosittain koulutuksia koko talolle.

”Asiat olivat hyvällä mallilla aiemminkin, mutta 2019 eettisestä ja vaatimustenmukaisesta toiminnasta tuli systemaattisempaa ja tavoitteellisempaa.”

Alkuaikoina compliance-aihe ei saanut varauksetonta ihailua. Kannettiin huolta kyttäämisestä ja joidenkin ohjeistusten nähtiin rajoittavan asiantuntijoiden vapautta. Nyt eettinen toiminta nähdään kuitenkin itsestäänselvyytenä, ohjeet välttämättöminä ja systemaattinen toiminta kilpailuetuna. Myös kehittyvä lainsäädäntö edellyttää organisoitua compliance-toimintoa.

Hanselissa eettinen toiminta on strateginen tavoite vuosittaisine painopisteineen. Eettiset periaatteet ulottuvat kaikkeen toimintaan. Ne on otettu huomioon muun muassa HR-ohjeistuksissa, liiketoiminnan prosesseissa, talouden ohjeistuksessa, kilpailutusten menettelytavoissa sekä harmaan talouden ja kartellien torjunnan menettelyissä. Tässä muutama keskeinen eettisten periaatteiden huomioon ottamiseen liittyvä käytännön näkökulma:

• Kukaan ei toimi yksin. Hanselin yhteishankintakilpailutukset tehdään aina projekteissa, joissa on kategoriapäällikön lisäksi projektipäällikkö, juristi, asiakastyöryhmä sekä projektin ulkopuoliset laadunvarmistajat. Kilpailutusprojekteilla on myös omistaja. Kilpailutuksen etappien tehtävät, vastuut ja päätöksentekopisteet on määritelty. Myös sopimushallinnassa vastuut ja päätöksenteko on määritelty, joten kukaan ei päätä yksin esimerkiksi hinta- ja sopimusmuutoksista tai sopimusten irtisanomisesta. Talousasioissa noudatetaan kahden silmäparin periaatetta.
• Vastuullisuus on valttimme. Teemme kokonaistaloudellisesti edullisia hankintoja, joissa ympäristö- ja sosiaalisen vastuun näkökulmat on otettu huomioon. Valvomme toimittajien vakavaraisuutta sopimuskauden aikana. Puutumme toimittajien kilpailulain vastaiseen yhteistyöhön ja tarkastamme pakotteita. Valvomme, että yhteishankinnat tehdään sopimusten mukaisesti ja olemme asiakkaiden tukena, jos sopimusrikkomuksia tapahtuu. Kilpailutuspalveluissa pyrimme vaikuttaviin hankintoihin ja edistämme laatua, säästöjä, innovatiivisuutta, vastuullisuutta ja osaamisen kehittymistä.
• Riippumattomuus on välttämätöntä. Esteelliset eivät Hanselissa kilpailuta hankintoja eivätkä hoida yhteishankintasopimuksia. Emme ota vastaan lahjoja ja kestityksen vastaanottamiselle on asetettu rajat. Kilpailevat sivutoimet ovat kiellettyjä.
• Nollatoleranssi kaikenlaisessa häirinnässä. Hanselissa ketään ei häiritä eikä kohdella epäasiallisesti.
• Väärinkäytöksiin on kanavat ja menettelytavat. Kannustamme nostamaan väärinkäytökset keskusteluun matalalla kynnyksellä. Väärinkäytökset tutkitaan sovituin menettelytavoin ja niistä raportoidaan hallitukselle.

Julkiset hankinnat ovat yksi korruption riskialueista. Täällä ”pimeyden ytimessä” tulee siis olla aivan erityisen tarkkana siitä, että toiminta on lainmukaista, eettisesti kestävää ja läpinäkyvää. Hanselin yhteishankinnoilla ja palvelujen avulla tehdään miljardien edestä hankintoja, joten meidän on oltava luottamuksen arvoisia.