Havaintoja kilpailutusten vaikuttavuudesta

Kirjoitin tammikuussa 2023 julkaistussa blogitekstissä kehittämästämme vaikuttavuuden mittaamiseen liittyvästä mallista. Mallia hyödynnetään lähtökohtaisesti kaikissa asiakkaille toteuttamissamme kilpailutuksissa. 

Tätä uutta tekstiä kirjoittaessani vaikuttavuusanalyysi on tehty jo pitkälti yli 200 toteuttamassamme kilpailutuksessa yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. On aika tehdä välähdyksenomainen katsaus tähänastisiin tuloksiin – kaikista viidestä, mitattavasta näkökulmasta.

Jokaista vaikuttavuuden näkökulmaa (vastuullisuus, innovatiivisuus, kustannussäästöt, tuotteen tai palvelun laatu sekä osaamisen kasvattaminen) mitataan numeerisin arvoin (asteikko 0–2) sekä sanallisin kuvauksin. Mittaus suoritetaan kahdesti: kilpailutuksen käynnistysvaiheessa ja osana tavoitteiden asetantaa sekä toimeksiannon ja kilpailutusvaiheen päättyessä, kun onnistumista arvioidaan. Alla esittelen hyvin lyhyesti saavutettuja tuloksia ja nostan esiin muutamia esimerkkejä. Numero väliotsikon perässä kuvaa kyseisen osa-alueen saamaa keskiarvoa kaikista toteuttamistamme kilpailutuksista. 

Vastuullisuus 0,35/2,00

Vastuullisuus ei hieman yllättäen näyttäisi olevan tekijä, joka asiakkaidemme kilpailutuksissa erityisesti korostuisi. Vastuullisuuteen liittyviä vaatimuksia tai pisteytettäviä kriteereitä ei aina ole helppo tunnistaa, kun hankinnan kohteena on vaikkapa tietojärjestelmä, lisenssit tai asiantuntijapalvelut – kuten monesti on. Toteutetuista kilpailutuksista vastuullisuuteen liittyviä tavoitteita asetettiin kuitenkin noin kolmasosassa kilpailutuksista. Kyse on toki myös siitä, mitkä asiat ylipäätään koetaan vastuullisuutta parantaviksi tekijöiksi. Mallimme lähtee siitä, että asia on maininnan (ja pisteiden) arvoinen suoritus vasta, kun vastuullisuus paranee nykytilaan verrattuna.

”Hankinnan voidaan katsoa vähentävän ympäristön kuormitusta yhteiskunnallisella tasolla. Neuvonta- ja tiedotuspalvelut edistävät lisäksi kipsin levitystä vesiensuojeluvaikutusten aikaansaamiseksi ja tuovat samalla viljelyyn liittyvät ympäristöasiat näkyviksi. Palvelu levittää myös sanomaa siitä, että ympäristöasiat kuuluvat kaikille.”

Kustannussäästöt 0,60/2,00

Merkittävien kustannussäästöjen aikaansaaminen, eli niin sanottu kahden pisteen suoritus, on vain harvoin yksittäisten hankintojen keskeisimmäksi koettu tavoite. Inflaatioympäristö selittänee ilmiötä osin, mutta kustannusten vähentämisen voisi silti ajatella saavan enemmän mainintoja osana kilpailutusten tavoiteasetantaa. Seurantajaksolla toteutettujen kilpailutusten joukosta löytyy kuitenkin myös esimerkkejä jopa miljoonasäästöistä, joita toteutettujen kilpailutusten myötä on aikaansaatu.

”Kustannustasolle asetettu tavoite ylitettiin merkittävästi. Palvelun käyttöönotto- ja opex* asettuivat huomattavasti arvioitua alemmaksi. Peruspalvelun elinkaarihinta on erittäin edullinen verrattuna alkuindikaatioihin.”

Innovatiivisuus 0,63/2,00

Mittaamisen haasteellisuus on aina häirinnyt julkishankintojen innovatiivisuuden ympärillä käytävää keskustelua. Innovatiivisuutta kun voi olla radikaali toimintatavan muutos, mutta yhtä lailla pienempi parannus jossain yksittäisessä toiminnossa, yrityksessä tai toimialalla. Toteuttamissamme noin 200 kilpailutuksessa noin puolessa asetettiin innovatiivisuuden kasvattamiseen liittyviä tavoitteita. Määrää voi pitää suurena, mutta toisaalta olisi erikoista toteuttaa vaikkapa IT-hanke, jossa innovatiivisuuden sijaan toistettaisiin vanhaa.

”Hankkeessa pyritään kehittämään resurssitehokkuuden mittareihin perustuvia yhteisiä määritelmiä ja mittareita aivan uudella tavalla. Sillä tulee olemaan vaikutuksia koko rakennussektoriin Pohjoismaiden alueella.”

Tuotteen tai palvelun laatu 0,85/2,00

Vaikuttavuuden kasvattaminen lopputuotteen tai palvelun laatua parantamalla on ymmärrettävästi yksi tavanomaisimpia uudelle kilpailutukselle asetettavia tavoitteita. Noin 30 prosentissa kilpailutuksista on kuitenkin katsottu, ettei tuotteen tai palvelun laatua voi tai kannata yrittää parantaa osana toteuttavaa kilpailutusta. Nykyinen laatutaso koetaan ehkä kustannustehokkaaksi ja asiakastarpeita riittävästi palvelevaksi. Tyypillisempää silti on, että kilpailutuksen myötä saadaan parempaa, nopeampaa tai enemmän kuin aiemmin.

”Hankinnan myötä tieto saadaan päivittymään aiempaa nopeammalla syklillä ja automaattisemmin järjestelmässä tarvittaviin paikkoihin, ja tiedon käytettävyys paranee. Liittymillä voidaan korvata manuaalisia tiedostojen siirtoja. Hankinnalla saavutettava julkaisupalvelu parantaa tarjottavan palvelun laatua nykytilanteeseen verrattuna.”

Osaamisen kasvattaminen 0,86/2,00

Osaamisen kasvattaminen mainitaan kaikkein yleisimmin asiana, jota kilpailutuksen myötä tavoitellaan. Tätä ei ole syytä vähätellä, sillä hankintaosaaminen on laajemminkin tunnistettu yhdeksi niistä keinoista, joiden avulla julkisten hankintojen laatua ja tehokkuutta voidaan vahvistaa. Tuloksia analysoitaessa huomataan, että osaamisen kasvulle asetetut tavoitteet myös realisoituvat: asiakkaamme ovat hankkeiden päätyttyä kokeneet osaamisen kasvaneen asetettujen tavoitteiden mukaisesti.

”Hankinnan kohteena ollut palvelu lisää ympäristöasioihin liittyvää osaamista yhteiskunnallisella tasolla sekä viljelijöiden, palvelua tuottavien neuvojien, että muiden sidosryhmien näkökulmasta. Koska palvelun toiminta-alue on aikaisempaa laajempi, alueen viranmaiset tekevät tiivistä yhteistyötä mahdollistaen osaamisen jakamisen.”

Lopuksi on vielä hyvä todeta, että kilpailutus voi olla hyvinkin onnistunut, vaikka merkittävää vaikuttavuuden kasvua ei kilpailutusvaiheessa tunnistettaisikaan. Jokainen yritys on joskus voittanut ensimmäisen julkisen tarjouskilpailunsa. Monet oivallukset, liiketoimintamahdollisuudet ja innovaatiot voivat syntyä myös myöhemmin sopimuskaudella. Onkin paljon syitä sille, miksi entistä useampien yritysten toivoisi seuraavan tarkasti vähintäänkin oman alansa julkisia hankintoja.

* Opex = Operatiivisen toiminnan aiheuttamat kulut (palkat, valmistusmateriaali, sähkö yms.)