Anteeksi, etten vastannut

Hei toimittaja!

Aloitan kirjeeni pyytämällä anteeksi, etten vastannut viestiisi. Vastaamattomuuteni ei johdu sinusta, viestistäsi tai viestisi tyylistä. En voinut vastata, koska kilpailutusprosessin tässä vaiheessa minun on kohdeltava kaikkia potentiaalisia toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Minun on toimittava siten, että annan kaikille toimittajille yhtä paljon tietoa tulevasta yhteishankinnasta. 

Vielä hetki sitten keskustelimme kaikista asioista ja kävimme ajatuksia tarkastikin lävitse. Kun oli kysyttävää tai kommentoitavaa, niin tuosta vaan oltiin sähköpostilla tai puhelimella yhteydessä. Olen yrittänyt pitää itseni ajan tasalla toimialan tilanteesta, kuten tuotteiden, teknologian ja markkinan kehittymisestä. Yhteishankintasopimuksen seurantapalavereissa yksi aiheemme onkin tyypillisesti ollut tulevaisuuden näkymät sekä nykyisen sopimuksen kehittäminen. Olen lisäksesi tavannut kaikkia muitakin halukkaita toimittajia. Sellaisiakin, jotka eivät vielä ole sopimustoimittajiamme ja saanut myös heiltä tarvittavaa tietoa tulevia yhteishankintojamme varten.

Kilpailutus lähestyy, keskustelu määrämuotoistuu

Nyt olen siinä vaiheessa, että valmistelen uutta yhteishankintaa – ja mitä lähemmäs kilpailutusta tai osallistumishakemuksen julkaisua tullaan, sitä huolellisemmin minun tulee kohdella kaikkia potentiaalisia toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. 

Tämä vaikuttaa valitettavasti kovastikin mahdollisuuteemme keskustella ja vaihtaa viestejä tulevaan kilpailutukseen liittyen. Emme voi käydä kahdenkeskisiä keskusteluja valmisteltavana olevasta kilpailutuksesta. Vaikka esimerkiksi viestisit, että mielestäsi dynaaminen hankintajärjestely olisi suunniteltua puitejärjestelyä parempi hankintatapa, en voi keskustella aiheesta pelkästään sinun kanssasi. Tämä sen vuoksi, että minun täytyy antaa sama tieto kaikille potentiaalisille toimittajille.

Tästä huolimatta kannustan silti lähettämään minulle palautetta, huomioita ja vinkkejä asioista, jotka sinun mielestäsi tulisi huomioida uutta yhteishankintaa valmistellessani. Ehkä jo seuraavassa dokumenttien kommentoinnin vaiheessa pääset näkemään, että osa antamistasi muutosehdotuksista on jollain tavalla huomioitu. 

Jatkossa olisi hyvä, jos voisimme olla yhteydessä hyvinkin paljon aiemmin kuin vasta markkinakartoituskutsun julkaisun jälkeen. Ollaan siis matalalla kynnyksellä yhteyksissä heti kun saamme tämän valmistelussa olevan yhteishankinnan valmiiksi. Minä olen kiinnostunut toimialan kuulumisista joka päivä.