Paras vinkkini hankintojen kehittämiseen

Hansel on jo muutaman vuoden tarjonnut asiakkailleen hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalveluita. Palvelun ytimessä on auttaa asiakasorganisaatiota pärjäämään paremmin omien hankintojensa kanssa. Lopputuloksena tämä tarkoittaa parempaa tuottavuutta, kustannusten laskua, tarpeettoman työn karsimista, laadukkaampien tuotteiden ja palveluiden hankkimista, markkinoiden toimivuutta tai osaamisen lisäämistä. Listaa voisi jatkaa vaikka kuinka pitkään.

Usein minulta kysytään, mitkä kehityskohteet toistuvat asiakkailla yleisimmin. Tähän on aina ollut kovin vaikea vastata, sillä haasteet ovat lähes aina jokaiselle organisaatiolle yksilöllisiä ja riippuvaisia toimintaympäristöstä, kulttuurista ja siinä elävistä henkilöistä. Uskon kuitenkin, että yleisimpien vaikeuksien taustalta löytyvät usein samat juurisyyt. Yksi pahimmista on hankintatoimen arvostuksen puute.

Hankintatoimen paradoksi on olla tukitoimi, joka mahdollistaa organisaation ydintavoitteiden toteutumisen. Kaikki organisaation kovan ytimen ulkopuolella olevat toiminnot ovat kuitenkin vaarassa jäädä vähemmälle huomiolle, resursseille tai osaamiselle. Arvostuksen puuttumista voi olla vaikeaa havaita, mutta siitä johtuvat seuraukset ovat kyllä näkyvillä. Hankintoja ei johdeta tavoitteellisesti ja niiden toteutus voi olla niin hajallaan, että hankintojen kokonaisuudesta tai toimintamalleista ei ole kenelläkään mitään käsitystä. Joskus hankintatoimintaa ei edes osata erottaa muusta tekemisestä. Täysin hajautettu, jokaisen oman onnensa nojaan jätetty hankintatoimi ei ole enää tätä päivää, ei ainakaan silloin, jos haluaa saada järkeviä tuloksia aikaiseksi.

Yhteinen suunta, yhteiset saavutukset

Miten sitten nostetaan hankintojen arvostusta? Yksinkertaisesti päätät, että arvostat hankintoja enemmän. Jos olet itse hankintojen toteuttaja, arvosta tekemistäsi ja tuo se esiin myös muille. Kerro mitä vaikuttavuutta toteuttamiesi hankintojen avulla saavutetaan, kuinka paljon säästät veronmaksajien rahoja tai miten organisaatiosi strategia on jälleen askeleen lähempänä toteutumistaan. Muista myös arvostaa, ei arvostella, muiden työpanosta ja tuloksia.

Jos taas olet johtavassa asemassa ja päätät hankinnoista, tee kaikkesi että mahdollistat hankintojen toteuttamiselle riittävät resurssit ja osaamisen.  Anna tunnustusta tekijöille hyvin tehdystä työstä. Huolehdi siitä, että olet määrittänyt realistiset tavoitteet ja viesti siitä jatkuvasti erityisesti niille, jotka toteuttavat visiotasi. Vahvista yhteistä suuntaa. Pyri luomaan keskusteleva ilmapiiri, jossa ollaan avoimia erilaisille toteutusvaihtoehdoille, menetelmille ja lopputuloksille. Anna innovaatioille mahdollisuus.

Hankintatoimen kuntoon laittaminen ei ole vaikeaa. Apuakin saa kysyä.