Laatu tai hinta vai laatu ja hinta?

Eduskunta on saanut käsiteltäväkseen hankintalakia koskevan hallituksen esityksen. Eduskunnan täysistunnon viimeviikkoisessa lähetekeskustelussa lähes kaikissa puheenvuoroissa kansanedustajat kritisoivat lakiehdotusta koska laki ei velvoita huomioimaan ”laatua hankintakriteereissä”, vaan että ”mennään pelkkä hinta edellä”. Kansanedustajat kertoivat tapauksista, joissa hintavetoisten kilpailutusten johdosta oli saatu nahistuneita porkkanoita, tylsiä insuliinineuloja tai pesulapalvelua, jossa tekstiilit palasivat likaisina sairaalaan.

Meidän hankinta-ammattilaisten oli vaikea kiihtymättä seurata keskustelua, johon tuntuu liittyvän kollektiivinen väärinkäsitys siitä, miten laatua kannattaa julkisissa hankinnoissa huomioida. Uskon, että puhun monen hankinta-ammattilaisen suulla väittäessäni, että laatukriteerien käyttäminen tarjousten vertailussa ei ole paras tapa laadukkaiden hankintojen tekemiseen. Sen sijaan laatua tulisi varmistaa monesta eri näkökulmasta:

• Hankinnan suunnittelussa tiedetään käytettävissä olevat varat ja pyritään siihen, että varoilla saadaan parasta mahdollista laatua. Selvitetään markkinoilla olevat ratkaisut ja päätetään laatutaso, jota tarjouskilpailulla tavoitellaan.

• Edellytetään, että palvelun tuottaa yritys, jolla on taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen ja yhteiskunnalliset velvoitteet hoidettuina. Tarjoajilta voidaan edellyttää esimerkiksi pätevyyttä, kokemusta, osaamista, vakavaraisuutta ja laadunhallintajärjestelmää. Yritykset, jotka eivät täytä vaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailusta. 

• Määritellään hankinnan kohteeseen liittyvät laatuvaatimukset, kuten esimerkiksi ammattitaitovaatimukset, resurssivaatimukset, palvelutasoehdot, vasteajat, kalustovaatimukset ja vaikkapa käyttömukavuus. Ylimitoitettuja vaatimuksia ei ole järkevää tehdä. Jos tarjottu palvelu ei täytä asetettuja vaatimuksia, tarjous suljetaan tarjouskilpailusta.

• Tarjousten vertailussa käytetään elinkaarikustannusten lisäksi yksilöityjä laatuperusteita ja niiden suhteellista painotusta, jos niistä on ilmoitettu ennalta tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjousten vertailu perustellaan yksityiskohtaisesti. Parempi laatu tuottaa paremmat pisteet.

• Tehdään tarjouskilpailun voittaneen yrityksen kanssa kunnollinen hankintasopimus, jossa palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan palvelua kilpailutuksessa edellytetyllä ja sovitulla laatutasolla. Jos näin ei käy, sopimuksessa on riittävät sanktiot ja irtisanomisoikeudet.  Pyritään toimittajan kanssa hyvään kumppanuuteen, mutta samalla varmistetaan se, että sopimuskaudella saadaan laadukasta palvelua, oikealla hinnalla, oikeaan aikaan ja paikkaan. Mahdollisiin laatupoikkeamiin puututaan välittömästi. 

Jos laatua halutaan, sitä vaaditaan ja sitten valvotaan, että laatua saadaan. Laadun huomioiminen ainoastaan tarjousten vertailussa ei ole yleensä järkevää, sillä halvin ja huonoin tarjous saattaa kuitenkin voittaa. Näin käy etenkin silloin, jos markkinoilla olevien tuotteiden hinta- ja laatuerot ovat suuria. Jos taas laadun painoarvo on hyvin suuri, lopputulos voi muodostua kohtuuttoman kalliiksi. Jos laatu on huomioitu useammalla tavalla, tarjousten vertailu voidaan hyvin tehdä myös pelkällä hinnalla. Laatukriteerien käyttö tarjousten vertailussa ei ole siis vastaus julkisten hankintojen laatuhaasteisiin.

Tylsistä insuliinineuloista, nahistuneista porkkanoista ja likaisista lakanoista kuullessaan hankintaihminen huokaa. Surullista. Hankinnan speksaus taikka sopimusten valvonta ei ehkä mennyt nappiin. Laatukriteerien käyttäminen tarjousten vertailuperusteina ei todennäköisesti olisi kuitenkaan pelastanut näitä hankintoja. Vaikea kuvitella miten neulojen terävyyttä ja porkkanoiden tuoreutta käytännössä edes voitaisiin arvioida ja vertailla (nahistunut porkkana 0 pistettä, tuore porkkana 2 pistettä?)  Laatuvertailu on haasteellista. Tarjoushetken laatu ei välttämättä ole tae hankintakauden laadusta (ilman toimivaa sopimusta). Palveluhankintojen tarjousvaiheessa palvelua ei vielä ole aina olemassakaan, joten laadun vertailu perustuu usein vain tarjoajan lupauksiin.

Pykäläviidakon keskellä on joskus vaikea muistaa se, että myös julkisissa hankinnoissa kysymys on perusperiaatteiltaan simppelistä ostotoiminnasta, jossa lähtökohtana on kysynnän ja tarjonnan kohtaaminen tietyllä hinnalla. Fiilispohjalta ei kuitenkaan voi toimia, sillä lainsäätäjän tahto on ollut hankintayksiköiden harkintavallan rajoittaminen. Hankkijat eivät siten lähtökohtaisesti saa esim. käyttää tarjousten ulkopuolisia tietoja, kokemuksiaan tai subjektiivista harkintaa tarjousten käsittelyssä. Julkisissa hankinnoissa edellytetään avoimuutta ja tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tämä edellyttää kaikkien vaatimusten, tarjousten vertailussa käytettävien perusteiden ja painoarvojen sekä pisteytys- ja laskentakaavojen julkistamista ennalta. Kannattaa kokeilla myös omissa hankinnoissa :-)

Laatu on usein subjektiivinen kokemus. Yhdelle asukkaalle palvelukodin laatu tarkoittaa kotoista tunnelmaa, ruudullisia verhoja, kaappikelloa ja tohveleita. Toinen arvostaa pätevää henkilökuntaa, jumppatunteja ja viriketoimintaa. Moni julkinen hankkija joutuukin tasapainoilemaan erilaisten laatunäkemysten välillä ja aikaansaamaan kilpailutukseen mahdollisimman hyvän kompromissin. Lopputulos ei aina vastaa kaikkien asiakkaiden toiveita ja tarjoajillakin on usein oma näkemyksensä laatukriteereistä, tarjousten vertailun toteuttamisen tavasta ja erityisesti kilpailijan saamista laatupisteistä. Näitä toimittajien erilaisia näkemyksiä sitten puidaan oikeusasteissa - jopa vuosia. Ristiriitaisia ajatuksia herättää myös vaikutelma siitä, että julkisilta palveluilta odotetaan huippulaatua. Alelaareja kaivelevien kansalaisten yksityisiä hankintoja näyttää kuitenkin usein ohjaavan laadun sijaan hinta.

Hankintalainsäädäntö on menettelytapalaki ja sellaisena sen tulee pysyä. Laki ei ole laadun este eikä myöskään sen tae. Osaava hankintatoimen ammattilainen pystyy tekemään laadultaan tarkoituksenmukaisia hankintoja käyttämällä hankintalain suomia mahdollisuuksia. Laadun lisäksi on kuitenkin muistettava julkisten varojen käytön tarkoituksenmukaisuus. Hankintalain temppuradan lisäksi julkisten hankintojen onnistumista tulisi arvioida erityisesti sen perusteella miten tehokkaasti ja laadukkaasti yhteisiä varojamme kulutamme - käyttäessämme sitten perusteena hintaa tai laatua tai molempia.